зділу включає наступні елементи:
порядковий номер справи (тому, частини) по опису;
індекс справи (тому, частини);
заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
дати справи (тому, частини);
кількість аркушів у справі (томі, частині);
термін зберігання справи.
При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);
порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років;
порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за узгодженням з архівом організації;
графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «Те ж», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису «Примітки» використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій тощо.
У кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.
На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи. Порядок складання та оформлення річного розділу зведеного опису описаний в розділі
. Передача справ в архів.
Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.
Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом організації, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації [4, С.119].
У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис справ (структурного підрозділу), кількістю справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.
Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів організації, (спеціальним співробітником) у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.
Справи, увезення в зв'язки, доставляються в архів організації співробітниками структурних підрозділів. Разом зі справами в архів передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис.
Архівні довідки, виписки та копії, а також справжні документи видаються заявникам або їх довіреним особам на руки під розписку за пред'явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.
Довірені особи при отриманні справжнього о...
