Оперативність, з якою вирішуються дані завдання безпосередньо впливає на кінцевий термін підготовки документів.
Після того як документ створений, як правило, слід формалізований процес його узгодження. І тут ефективний документообіг не може обійтися без рішення традиційних завдань діловодства - реєстрація; призначення маршруту; контроль термінів узгодження. Без цієї інформації не можливо відстежити подальшу долю документа, але при цьому, важливо забезпечити високий рівень оперативності доставки документів виконавцями согласователями і назад, а також обмін інформацією рождаемой в процесі узгодження. Найчастіше узгодження призводить до деяких змін первісного документа. Тут виникає необхідність забезпечення зберігання версій документів.
Все перераховане дозволяє сказати, що автоматизація документообігу - складний процес, що вимагає вирішення безлічі завдань, і від ефективності та комплексності, вирішення яких залежить ефективність функціонування організації в цілому і ефективність вкладених у автоматизацію засобів.
В умовах широкого розповсюдження інформаційних технологій в Російській Федерації, розвитку електронного уряду, впровадження електронного документообігу, надання електронних послуг робота і є актуальною і практично значущою.
Метою роботи є аналіз розвитку електронного уряду та електронного документообігу в державних органах. У зв'язку з формульованої метою були поставлені наступні завдання:
Розглянути види, завдання та функції електронного документообігу, його плюси і мінуси.
- Аналіз використання систем електронного документообігу органами виконавчої влади Російської Федерації.
РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
. 1 Технології електронного документообігу
В основі електронного документообігу лежать технології управління потоками інформації (документів) docflow і технологія потоків управління роботами workflow.
Технологія docflow забезпечує рух документа за маршрутом, визначає умови і можливості його переміщення. Технологія workflow забезпечує порядок робіт з обробки документа. Вона управляє завданнями з обробки документа і рольовою моделлю управління правами доступу до документа.
Крім вище перерахованих, в СЕД застосовуються різні технології, пов'язані з необхідністю обробки та перетворення документів.
1.1.1 Технології зберігання електронних документів
Електронний документ в СЕД складається з набору атрибутів, що визначають його властивості і які використовуються для різних автоматизованих завдань, таких як: пошук, класифікація, побудова звітів, групова обробка, і т.д., і безпосередньо файлу документа. У деяких випадках файл документ може створюватися на льоту raquo ;, автоматично за заданим шаблоном, в якому змінні замінюються значеннями з атрибутів документа і з бази даних. Атрибути електронного документа, як правило, зберігаються в таблицях бази даних. Якщо файл документа може бути проіндексовані, то його текст поміщається в спеціальний індексний каталог СУБД для індексації, що дозволяє виконувати повнотекстовий пошук. Сам файл документа записується в папку інформаційного сховища системи документообігу. Як правило, доступ до такого файлу надається користувачам через систему управління правами доступу СЕД. Інший доступ до файлу закривається.
1.1.2 Технологія потокового сканування
Потокове сканування - це масове сканування документів з подальшим приміщенням відсканованих образів в базу даних системи обліку (архівного зберігання, документообігу). Для забезпечення даної технології потрібне спеціальне обладнання - потокові сканери. При поточному скануванні можливо (залежно від використовуваного обладнання) автоматичне нанесення штрих-коду на сканований документ, а так само створення реєстраційних карток. Якщо картки створюються в системі документообігу, то можлива їх автоматична реєстрація (привласнення номери і записи дати реєстрації) з подальшим направленням картки по заданому маршруту.
1.1.3 Технологія оптичного розпізнавання текстів документів
Оптичне розпізнавання документа - це процес перетворення електронного образу документа в текстовий формат. Електронний образ документа виходить при скануванні або фотографуванні документа, а так само у разі спеціального перетворення текстового документа в графічний формат, наприклад jpeg. Процедура перетворює графічний образ документа в редагований текст. Для оптичного розпізнавання використовуються спеціальні програмні засоби. Вони можуть бути самостійними додатками або інтегрованими в систему документообігу. СЕД містить вбудований модул...
