ь. Його можливостей достатньо для розпізнавання документів, набраних поширеними шрифтами. Самостійні додатки для оптичного розпізнавання мають більш потужні можливості і дозволяють розпізнавати навіть рукописний текст.
1.1.4 Технологія штрих-кодування документів
Штрих-кодування документів - це комплекс процедур з формування та нанесення на документ графічного зображення унікального штрих-коду. При формуванні штрих-коду необхідно, щоб створений штрих код був абсолютно унікальним. Для цього необхідно використовувати ідентифікатори (GUID). У СЕД унікальний Гуїдо формується для кожного документа. Кожен GUID формується з урахуванням унікального Гуїдо сервера системи. Тим самим досягається унікальність штрих-кодів документів, створених в різних системах.
Штрих-кодування забезпечує однозначну ідентифікацію документа і застосовується:
) При реєстрації вхідних документів. Для документа створюється електронна реєстраційна картка. На паперовий документ наноситься штрих-код, відповідний ідентифікатору, вказаною в реєстраційній картці. Для нанесення штрих-коду використовуються самоклеючі етикетки, на яких друкується штрих-код. Етикетки можуть бути підготовлені заздалегідь (використовується при великій кількості реєстрованих документів) або етикетка друкується в момент реєстрації.
) Для пошуку електронного документа в базі даних. Використання пошуку за штрих-кодом дозволяє швидко знайти в базі документообігу картку документа. Пошук відбувається автоматично після зчитування з документа штрих-коду.
) Для обліку місць зберігання оригіналів документів. При зчитуванні штрих-коду відбувається автоматичне занесення в розділ Місця зберігання картки документа інформації про поточний час і користувача, виконуючи сканування. Дана операція може використовуватися:
· при великому обсязі документопотоков, для реєстрації надійшли до підрозділу документів
· в архіві, для реєстрації надійшли або видавали документів
1.1.5 Технологія підписання документів ЕЦП
Підписання електронно-цифровим підписом документа дозволяє упевнитися в незмінності електронного документа з моменту його підписання, а так само упевнитися в коректності підпису. Підписання відбувається в системі документообігу або іншій програмі з використанням спеціального програмного забезпечення, званого криптопровайдером та електронно-цифрового підпису - програмного ключа, званому сертифікатом. Сертифікат ЕЦП - це файл в спеціальному форматі. Сертифікат створюється одним з центрів, що засвідчують - організацій, що мають відповідні ліцензії. Для виконання процедури підписання необхідна наявність на комп'ютері сертифіката ЕЦП та програмного забезпечення криптопровайдера.
Для забезпечення збереження сертифіката ЕЦП від його розкрадання зловмисниками необхідно використовувати спеціальні апаратно-програмні комплекси, такі як смарт-карти або ключі типу I-Token. Вони мають спеціальне захищене сховище і дозволяють використовувати PIN коди при зверненні до сертифікату. У разі якщо PIN код буде кілька разів введений неправильно, то сертифікат буде заблокований і використовувати його буде не можливо.
електронний документообіг кодування державний
. 1.6 Технологія повнотекстового і атрибутного пошуку
Атрібутний пошук - це пошук по одному або декільком значенням в полях карток документів. Для виконання атрибутного пошуку використовують спеціальні форми, що містять поля для введення критеріїв пошуку. Кожне поле критерію ставитися до конкретного поля картки документа. Наприклад, критерій пошуку за реєстраційним номером забезпечує пошук в поле Реєстраційний номер raquo ;, а критерій Контрагент raquo ;, забезпечує пошук в поле Відправник або Одержувач і т.д. При виконанні пошуку система порівнює значення критеріїв зі значеннями в картках і заносить в результати відбору ті картки, у яких значення збіглися. При атрибутном пошуку можливе завдання умов ТА АБО НЕ. Можливий так само пошук з урахуванням або точного збігу значень, або часткового збігу.
Повнотекстовий пошук це пошук по одному або декільком критеріям в тексті електронних документів. При повнотекстовому пошуку можливий пошук по словоформам, якщо пошукова система це підтримує. У більшості систем електронного документообігу повнотекстовий пошук виконується засобами, наданими системами управління базами даних (СУБД), які використовують СЕД для зберігання документів. Потужні засоби повнотекстового пошуку є в СУБД MS SQL SERVER і в ORACLE. Деякі СЕД використовують власні формати баз даних і власні технології пошуку. Для того щоб повнотекстовий пошук був можливий, необхідно що б документ був представлений в одному з форматів,...
