перш, ніж визначать цілі; Але така практика зазвичай призводить до того, що цілі повідомлення залишаються неясними. Ті укладачі, які не визначають цільову аудиторію до вибору міркувань, відправляють повідомлення, що не відповідають інтересам або потребам читаючих.
Вибір відповідного каналу та засоби поширення інформації
Вибираючи відповідний канал і засіб поширення інформації, що пише повинен визначити найкращий спосіб для того, щоб досягти цільової аудиторії.
2. Стратегія написання
Генеральної стратегією письмової відмови є спонукати одержувача прочитати лист цілком з тим, щоб він зрозумів причини відмови. У цьому випадку автор листа має шанс зберегти ділові відносини з одержувачем і заслужити його схвалення. Продовження взаємин буде можливо, тільки якщо читає утримається від скоростиглих висновків до тих пір, поки не вникне в повідомлення в цілому.
Автор повинен так підготувати лист, щоб воно справила мінімально можливий негативний ефект на одержувача. Перш, ніж почати писати, друкарські повинні поставити себе на місце читача. Вони зобов'язані визначити, як домогтися того, щоб читач сприйняв їх рішення.
Той, хто хоче скласти ефективне лист, постарається вказати читаючому на можливі вигоди навіть від отриманого негативної відповіді. У деяких випадках автор може внести корисна пропозиція альтернативного типу.
Бувають випадки, коли важко вказати на будь-які вигоди. Однак якщо автор листа подивиться на ситуацію з позиції читає, то він майже напевно зможе знайти спосіб або вказати на таку вигоду, або запропонувати якусь альтернативу.
Ключем до складання письмових відмов, які досягають бажаної мети, є знайомство з фактами, що мають відношення до ситуації. Часто ситуації, що вимагають такого роду листів, виявляються схожими, але вони рідко бувають ідентичними. Будучи обізнаним про що відносяться до справи фактах, автор послання може розробити лінію переконання, яку читала, швидше за все, зрозуміє і сприйме.
3. Етапи повідомлення поганих новин
Ситуації, що вимагають складання письмових відмов, дуже різноманітні. Існує кілька певних етапів складання листів з поганими новинами:
В· нейтральне початок;
В· позитивне пояснення;
В· відмова;
В· позитивний тон.
Нейтральне початок
Лист потрібно почати з нейтрального коментаря, який складається з будь-якого виду згоди. Початковий коментар покликаний дати зрозуміти одержувачу тему листа, не повинен розуміти ні так, ні ні. Прочитавши перший абзац, одержувач повинен зрозуміти, що цей лист є відповіддю на його запит. В ідеалі автору добре б і в будь-якому вигляді вказати на згоду з одержувачем.
Початок має відповідати повідомленням, яке за ним піде. Якщо читаючому дають надію на позитивну відповідь, а потім він отримує негативний, це засмучує його і призводить, швидше за все, до розриву відносин з автором листа.
Початок має бути об'єктивним. Воно не повинно виражати ні задоволення, ні невдоволення з приводу прохання.
Початок листа повинно вказувати на предмет листи.
Початок має бути написано в позитивному дусі. Не потрібно попереджати про прийдешнє відмову. Такі слова як В«протеВ», В«все жВ» або В«алеВ» є таким же сигналом про відмову, як і слова В«не будемоВ», не В« можемо В»іВ« не маємо можливості В».
Позитивне пояснення
Пояснення має бути дано в позитивній манері. Якщо нейтральні заяви складені успішно, то читає буде в достатній мірою зацікавлений, щоб продовжувати читання вашого листа. Далі потрібно привести причини, з яких було прийнято рішення про відмову. Ці причини повинні випереджати сам відмову. При викладі таких причин підвищується ймовірність того, що читає зрозуміє ці причини. Можливо, розуміння ще не гарантує прийняття, але прийняття рідко виникає без розуміння.
Одним з негативних моментів листи є вибачення. Коли автор вибачається, що читає починає підозрювати, що рішення недостатньо обдумано. Іншим недоліком листи в вибачатися тоні є те, що він більше підкреслює негативне, ніж позитивне.
По можливості варто наводити інші причини, крім політики компанії. Якщо ж автор листа-відмови змушений посилатися на політику компанії як на причину відмови виконати бажання одержувача, це означає, що автор не намагається визнати унікальність одержувача.
Комунікації повинні здійснюватися на рівні одержувача листа. Мало що ще дратує людей так сильно, як розмова зверху вниз.
Крім того, має бути надано достатньо інформації, так щоб читач зміг зрозуміти суть. Занадто коротке пояснення передбачає недостатня увага.
У деяких випадках єдиною причиною відмови в проханні попросту є специфіка компанії. У таких випадках що пише не повинен винаходити довгі фрази заради уявної користі замовника.
Відмова
У третій частині листа, що містить погані новини, автор переходить до су...
