МІ? Коли є час для "розгону", перший анонс варто дати за тиждень, дубль - за два дні до прес-конференції. Поширення анонса менш, ніж за добу до прес-конференції призводить до складнощів з явкою ЗМІ, якщо, звичайно новина не є "гарячою". Розсилку анонсів-запрошень краще здійснювати в режимі автоматичного факсу із дублюванням по електронній пошті. Не пізніше, ніж за добу до прес-конференції доцільно зробити контрольний обзвон ЗМІ (відповідно з складеним списком). Цілком припустимо запрошувати на прес-конференцію будь кількість людей, які не є журналістами, але мають відношення до обговорюваної проблеми, це лише піднімає статус прес-конференції і збільшує вихід матеріалів у ЗМІ.
Оренда залу для прес-конференції:
Оренда залу для прес-конференції - одна з найважливіших завдань, яке стоїть перед організаторами при плануванні подібного заходу. Адже найчастіше саме від місцезнаходження, ступеня оснащеності конференц-залу, а також від професіоналізму персоналу, що супроводжує прес-конференцію, залежить те, яка кількість представників преси буде присутній.
Оренда залу для прес-конференції в прес-центрі, словом, вирішує більшість завдань по планування та проведення прес-конференції, що стоять перед організаторами подібного заходу. Співробітники групи по роботі зі ЗМІ в разі необхідності допоможуть і дадуть відповідь на виниклі питання, що стосуються правил проведення прес-конференції, підготовки та розміщення прес-релізів.
До початку прес-конференції необхідно підготувати і розіслати спеціальні запрошення тим представникам ЗМІ, яких вони хотіли б бачити, на даному заході. Такий вибірковий підхід до складу учасників прес-конференції не виключає, однак, того, що на ній будуть присутні журналісти опозиційно налаштованих видань.
Чи не потрібно перешкоджати їх участі в обговоренні намічених проблем, оскільки це майже завжди негативно впливає на діловий імідж організації, свідчить про невпевненість керівництва фірми в правильності своїх позицій. Небажання вислухати гострі запитання і відповідати на критичні зауваження.
Представникам щоденних видань запрошення для участі в прес-конференції рекомендується висилати приблизно за тиждень до її проведення, з тим, щоб у них було кілька днів для планування власної роботи та підготовки до заходу. Якщо в роботі прес-конференції передбачається участь журналістів з щомісячних і щоквартальних видань, то терміни розсилки запрошень повинні бути скориговані відповідним чином.
У самому запрошенні слід вказати:
- місце, день і час проведення прес-конференції, її приблизну тривалість;
- загальну тематику прес-конференції та перелік основних питань, передбачуваних до розгляду;
- прізвища і посади основних учасників прес-конференції з боку її організаторів.
У запрошенні не рекомендується занадто докладно перераховувати і, тим більше, коментувати основні питання прес-конференції, щоб не послабити інтерес представників ЗМІ до майбутньої події.
При виборі дня проведення прес-конференції необхідно прагнути до того, щоб він не збігався з днем ​​проведення в цьому ж місті-якого іншого великого події, що становить широкий громадський інтерес і що залучає основну масу журналістів з різних ЗМІ.
Керівники ЗМІ щодня отримують велику кількість запрошень для своїх співробітників на ту чи іншу прес-конференцію. Деякі запрошення викликають у них інтерес, а інші вони просто ігнорують. Саме тому необхідно враховувати, що кількість розісланих запрошень далеко не завжди буде збігатися з кількістю відвідали її журналістів і репортерів. У будь-якому випадку доцільно продумати і організувати групу з прийому та реєстрації гостей і учасників, перебуваючих для участі в роботі прес-конференції. Група розміщується за столом з написом "Реєстрація учасників" біля входу.
Функції групи:
- привітати прийшов;
- попросити його представитися і зробити відмітку про явку в заздалегідь підготовленому списку запрошених;
- видати комплект роздаткових матеріалів та сувеніри;
- представити (при необхідності) директору підприємства або відповідальному за проведення прес-конференції;
- вказати дорогу або навіть проводитиме в конференц-зал.
Це тим більше корисно для оцінки дієвості прес-конференції за результатами аналізу публікацій про неї в тих чи інших виданнях та відповідних репортажів у інших ЗМІ.
На стіл, за яким будуть сидіти учасники прес-конференції, ставляться таблички з їх даними. Написані повністю прізвище, ім'я, по батькові та повторені на звороті таблички (щоб учасники прес-конференції без проблем могли знайти своє місце за столом), - найбільш прийнятний варіант. На стіні за столом учасників розташовується логотип організатора прес-конференції, в нашому випадку логотипу аптечних мереж "Бонум". Логотип ніби закріплює авторські права організації на дану прес-конференцію.
Кожному учаснику прес-конференції баж...
