ано надати мінеральну воду, стакан, папір і ручку для записів. Ньюсмейкери з'являються після, того як основна частина представників ЗМІ забере свої місця.
Кожен журналіст повинен отримати максимум інформації в письмовому вигляді для спрощення процесу написання майбутніх матеріалів. Такий набір може включати в себе:
- Прес-реліз;
- Інформаційний листок про офіційні особах, які будуть виступати;
- Копії промов, виголошених на прес-конференції;
- Буклет про компанію або про спонсора події;
- Фотографії.
Все це вкладається в спеціальну папку з двома кишеньками. Можна її надрукувати за замовленням, можна наклеїти на звичайну папку стікер з логотипом компанії. В одному з кишеньок - візитна картка. Основний елемент такого комплекту - буклет. Він звичайно включає короткі відомості про організацію (Історія створення фірми, головні напрямки діяльності, майбутні плани). Можна покласти також, якщо є, копії попередніх статей про організацію. Це допоможе зробити журналістам розширений матеріал.
Необхідно продумати тривалість вступної промови модератора (ведучого), послідовність виступів учасників, кількість часу, відведеного на питання-відповіді. Потрібно постаратися зробити так, щоб перед прес-конференцією ньюсмейкери і журналісти не спілкувалися.
Президія не повинен бути перевантажений. Необхідно чітке розділення ролей серед учасників прес-конференції на модератора (ведучого) і ньюсмейкера.
2. Проведення прес-конференції
Проведення прес-конференції - це ретельно спланована і добре організована зустріч журналістів з представниками компаній, організацій або окремими персонами. Прес-конференції проводяться з метою надання ЗМІ інформації та характеризується можливістю, так чи інакше позиціонувати компанію або проект.
Технологія проведення прес-конференцій не повинна передбачати бесіду і обмін інформацією між основними виступаючими і запрошеними представниками ЗМІ безпосередньо перед початком прес-конференції.
Якщо прес-коференція представляє загальний інтерес, необхідно підібрати день і час, які б влаштували всі органи друку. Ранкові газети не люблять публікувати матеріали, які напередодні були надруковані вечірніми газетами, або про яких повідомлялося вечірніх випусках радіо-і телепрограм. Зазвичай прес-конференції призначають на 11.00-11.30 або на 14.30-16.00. якщо мова йде про якусь технічної темі, то можливо, буде краще провести прес-конференцію в ранкові години, щоб дати час щоденним виданням підготувати розгорнуте повідомлення.
Кожна прес-конференція має свій план, свою структуру, що включає послідовність ряду подій. Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої зустрічі із зазначенням виконавців і часу (Аж до хвилин), відведеного на кожну з єдиного заходу:
- відкриття;
- уявлення господарів (організаторів) прес-конференції;
- вступне слово ведучого;
- виступи (інформаційні повідомлення);
- питання і відповіді;
- закриття;
-неофіційна частина, що включає перегляд слайдів, відеороликів тощо
Загальна тривалість прес-конференції недолжна, перевищувати 30-60 хвилин. Менше 30 хвилин - це оперативний брифінг. До результату 60 хвилин увагу журналістів, як правило, слабшає відчуття значущості, і солідності відбувається поступово втрачається. Тому навіть питання не вичерпалися, має сенс припинити прес-конференцію штучно. Продовжувати прес-конференцію більше години має сенс у тих випадках, коли ньюсмейкер ще не висловив того, що хотів.
Важливо також на підготовчому етапі прес-конференції перевірити готовність всіх підрозділів, для цього необхідно провести репетицію всіх учасників. Особливу важливість репетиція представляє у разі, якщо учасники прес-конференції новачки, вперше виходять назустріч з журналістами. Однак і для досвідчених у цій справі асів прес-конференцій репетиція необхідна, якщо намічається телевізійна трансляція. Під час репетиції перевіряється готовність засобів зв'язку, вибирається режим освітлення майданчика, інтер'єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони у залі та інше. Дуже важливо також прорепетирувати питання і відповіді, сто можна здійснити за допомогою залучення статистів.
Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони можуть бути просто зачитані, вивчені напам'ять або вимовлені в імпровізованій формі. Характер цих виступів, їх структура залежать від цілей прес-конференції. Суспільно-політична проблематика вимагає розгорнутого заяви з обгрунтуванням позиції, повідомленням нової інформації, подробиць і деталей.
Непогано було б посадити виступаючих на узвишші (хоч і необов'язково). Однак важливо, щоб перед виступаючими стояли таблички з їх іменами, причому літери повинні бути досить великими, щоб можна було прочитати з задніх рядів. Всі співробітники, задіяні на прес-конференції, пови...
