ть широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);
-Форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатися в декількох різних файлах;
-Електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використання Інтернет - файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;
-Електронні документи зберігаються на фізичних носіях (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довго тривале зберігання інформації (процес розмагнічування, механічне пошкодження, фізичне і моральне старіння програмно - технічних засобів).
Основні вимоги, пропоновані до електронних документів, полягають у наступному:
-Дотримання необхідної письмової форми юридичних дій, що здійснюються з використанням електронних документів;
-Правове визнання електронних документів або повідомлень, підписаних електронним цифровим підписом (ЕЦП) чи іншими аналогами власноручного підпису;
-Відповідність електронних документів або повідомлень процесуальним вимогам до доказів і засобам доказування (при розгляді відповідного спору в суді).
Електронні документи за змістом повинні відповідати документам, складеним на паперовому носії, вимоги до яких встановлені державними законами, іншими правовими актами і підписані електронним цифровим підписом або іншими аналогами власноручного підпису [3 C. 47 - 48].
.2 Функції електронних документів
Електронний документ являє собою зафіксовану на матеріальному носії інформацію у вигляді набору символів, звукозаписи або зображення, призначені для передачі в часі і просторі з використанням засобів електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання. Електронний документ повинен бути представлений у формі, зрозумілій для сприйняття людиною.
Електронний документ окремо від носія, існує у двох формах: пасивній - зберігання, і активної - передача та обробка, в тому числі, візуалізація при необхідності сприйняття людиною. Не можна говорити про обов'язкову фіксації або про стан електронного документа, якщо розглядається активна форма його існування - той проміжок часу, протягом якого він сприймається, обробляється або передається.
Виділяють такі функції електронного документа в системі управління:
-Забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
-Ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань;
-Підтримка комунікацій усередині підприємства за рахунок коштів розвиненою маршрутизації електронного документа;
-Горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління та громадянами [11 C. 40].
.3 Життєвий цикл і юридична сила електронних документів
Електронні документи проходять деякі етапи на підприємстві, які складають їх життєвий цикл.
Реєстрація документів та збереження відомостей про них в базі даних: оформлення реєстраційно-контрольної картки (РКК) з відомостями про документ. Зареєструватися можуть документи, що надійшли ззовні, створені всередині організації (накази, розпорядження, договори, ак...
