ти, рахунки і т.д.), в т.ч. проекти документів.
Обробка і збереження власне документів: отримання або створення файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо або відеоматеріал і т.д.) і пов'язані з РКК.
Рух документів: переміщення доручень і документів мережею персональних комп'ютерів, яке реалізується шляхом застосування механізмів організації потоку робіт (Workflow).
Відправлення документів: формуються реєстри відправки для експедиції установи або здійснюється відправлення документів за допомогою систем електронної пошти.
Контроль виконання: документи заносяться в реєстраційно-контрольну картку відомства про постановку документа на контроль, зберігаються контрольні резолюції і здійснюється контроль за роботою виконавців по резолюціях і виконанням документів по розділах і в цілому.
Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного зберігання документів [3 C. 48 - 49].
При реєстрації документів склад реквізитів реєстраційно-контрольної картки (РКК): кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, відмітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа та ін Деякі реквізити, наприклад , резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення. РКК об'єднуються в картотеки - підмножини документів знаходяться у віданні структурних підрозділів організації. Відомості про одне й те ж документі можуть перебувати одночасно в різних картотеках.
При руху документів основним інструментом управління розташуванням документа є резолюція. При введенні резолюції визначаються робочі місця виконавців, відповідального виконавця, контролера і передає їм відповідні повідомлення про необхідність виконання резолюції (доручення). При цьому виконавці і контролер одночасно отримують доступ до тексту резолюції, РКК документа і самого документу. Введення виконавцем звіту про виконання призводить до появи повідомлення на робочому місці контролера і відповідає за відповідальність виконавця.
При обробці і зберіганні власне документів з карткою може бути пов'язано будь-яке число файлів. Ці файли можуть поступати лініями зв'язку або вводитися безпосередньо в організації з використанням клавіатур, сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера. Файли документів можуть зберігатися або у файловій системі, або безпосередньо в базі даних, або в гіпертекстової формі (HTML-документи) в Інтернет / Інтранет-мережі.
Документи, які обробляються, наприклад, в органах державної влади, традиційно мають дві форми - паперову та електронну, що є наслідком того, що сучасні засоби підготовки документів передбачають електронну форму їх зберігання, а нормативна база та усталені правила звернення - паперову.
Правовий статус електронного документа: юридична сила електронного документа забезпечується використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора відправленого електронного документа і забезпечує можливість зміни документа в процесі доставки.
ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЕЦП додається до блоку даних і дає можливість одержувачеві блоку перевірити джерело і цілісність даних. Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електрон...
