МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ
Кафедра інформаційних технологій
Реферат
Електронні архіви: вітчизняний досвід у оцифрування документів
Виконала
студентка ф-ту ДІД
Голик Ольга Валеріївна
Харків-2009
Зміст
Введення
1. Поняття В«електронний архів В»
2. Проблема збереження цифрової спадщини
3. Проекти з оцифрування документів
Висновок
Перелік посилань
Введення
Проблема зростання обсягів документів сьогодні актуальна для всіх. Все частіше через складності доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним вирішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву. p> Окремі організації та установи культури, науки, засобів масової інформації, промисловості та ін, що створюють і зберігають значні масиви цифрових інформаційних ресурсів і мають до них доступ, вже неодноразово стикалися з необхідністю спеціальних зусиль щодо збереження цифрових інформаційних ресурсів та надання довготривалого доступу до них. p> Саме електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації.
1. Поняття В«Електронний архівВ»
Останнім час, кажучи про автоматизацію роботи архівної служби, часто вживають термін В«Електронний архівВ». p> Під електронним архівом розуміються база документів на електронних носіях та програмні засоби, що дозволяють здійснювати пошук необхідної інформації.
Основні завдання і проблеми, що виникають при розробці програмного забезпечення - зберігання та обробка величезних інформаційних ресурсів, зберігання документів в певних форматах, їх реквізитів та посвідчень, розмежування прав і захист доступу до базам. Отже, головною умовою створення електронних архівів є існування документа в електронному вигляді.
Архіви підприємств накопичуються роками, деякі - десятиліттями. Природно, за все це час зібрані колосальні обсяги архівних документів. У цілях оперативного обліку та розшуку документів створюються системи науково-довідкового апарату (НСА). Організація обліку справ і документів являє собою створення бази даних з інформацією про склад і зміст фонду. У традиційній ручної організації системи НСА існує цілий ряд перехресних архівних довідників, що грають першорядну роль у пошуку. p> У 1996 році була затверджена Програма інформатизації архівної справи Росії (1997-2000), в відповідно до якої планувалося створити правові, нормативні та методичні документи, що регулюють питання застосування автоматизованих технологій, статусу машиночитаних документів, стандарти і нормативи опису документів, типові рішення (автоматизовані архівні технології, загальногалузеві бази даних) і забезпечення їх сумісності та спадкоємності.
У Нині в архівній справі процес впровадження автоматизованих архівних технологій (ААТ) розвивається за двома напрямками:
1. Централізована розробка та впровадження типових баз даних по основних напрямках роботи державних архівів (від комплектування до використання). Ця робота здійснюється під керівництвом Росархіву згідно з програмою інформатизації галузі, планів НДР та технічними завданнями на конкретні комплекси баз даних. Головною організацією і розробником баз даних є Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАС). Мета роботи - розвиток перспективних архівних технологій комп'ютерної підтримки основних функцій архівних установ.
2. "Стихійна" комп'ютеризація, здійснювана самими архівами і що знаходить своє вираження в розробці баз даних, виходячи з потреб архівів, вимог споживачів інформації, програм комп'ютеризації, прийнятих архівом, економічних і кадрових ресурсів, а також інших факторів. Перспективні програми комп'ютеризації архіву розроблені в Московському міському об'єднанні архівів (МГОА), Російському державному архіві науково-технічної документації (РГАНТД), Державному архіві Російської Федерації (ГАРФ), Російському державному військовому архіві (РГВА) та ін
Основні переваги електронних архівів:
В· зв'язок електронного документа з паперовим джерелом, яка дозволяє в переважній більшості випадків обійтися без доступу до паперового документу, а в разі необхідності роботи з паперовим документом швидко його знайти;
В· реалізація концепції ILM (Information lifecycle management), що дозволяє переносити інформацію з оперативного зберігання до архівного з відповідною зміною носія інформації для здешевлення зберігання та підвищення надійності зберігання...
