"> Сучасний секретар повинен досконально знати інформаційну інфраструктуру організації, чітко ідентифікувати основні джерела необхідної інформації і правильно формулювати запити та звернення до інформаційних ресурсів відповідно до потреб керівника.
Секретар є важливим комунікаційним ланкою в структурі організації. До секретаря звертаються з питаннями як співробітники організації, так і зовнішні абоненти, відвідувачі організації. Кожен повинен отримати від секретаря доброзичливий, ввічливий і змістовну відповідь. Відповіді типу: «не знаю», «не в курсі», «він мені про це не доповідав» і т. п. не повинні звучати з вуст секретаря.
Сучасний секретар повинен бути освіченим і поінформованим. Він повинен знати структуру організації, назви структурних підрозділів, чим вони займаються, прізвища їх керівників, номери телефонів та іншу необхідну інформацію - не для того, щоб хизуватися своєю ерудованістю в колективі, а для того, щоб використовувати її тільки в необхідних по службі випадках.
Секретар бере участь у процесі документаційного забезпечення управління. Робота з документами - найважливіша складова обов'язків будь-якого секретаря. Кваліфікований секретар повинен вміти самостійно готувати і оформляти документи за завданням керівника. Секретар організовує роботу керівника з документами, оскільки саме до нього потрапляє надходить кореспонденція. У роботі з документами секретар спирається на інструкцію з діловодства організації.
Найчастіше секретар складає надійшли документи в папку і передає її для розгляду керівнику, а потім, відповідно до резолюції керівника, передає документи на виконання. Якщо секретар володіє необхідною кваліфікацією і користується довірою керівника, цей процес може бути організований по-іншому. У цьому випадку секретар бере частину завдань керівника на себе: переглядає пошту, зазначає в документах найважливіше, готує проект резолюції і навіть пропонує варіант відповідного листа. Такий секретар може сортувати документи за ступенем важливості і терміновості, визначати пріоритети в роботі з документами, пропонувати виконавців документів і визначати терміни їх виконання, організовувати контроль за виконанням документів.
Секретар організовує також роботу з внутрішніми та вихідними документами відповідно з інструкцією.
У процесі роботи у секретаря накопичується свій інформаційний масив. Він складається передусім з документів, які організовуються у справи. Кожна справа повинна зайняти своє місце в інформаційному масиві і при цьому отримати індекс, заголовок та інші пошукові ознаки. Найкраще, якщо секретар відразу складе номенклатуру справ, де під відповідними індексами позначаються заголовки заводяться в секретаріаті справ. При належної акуратності номенклатура справ служить прекрасним навігатором секретаря в море документів.
Інша частина інформаційного масиву знаходиться в пам'яті комп'ютера. Комп'ютер - незамінний сучасний помічник у роботі, однак він здатний одночасно як полегшити виконання службових обов'язків секретарю, так і ускладнити їх. Окремі документи, файли можуть так загубитися в директоріях і форматах пам'яті комп'ютера, що на їх пошук піде дуже багато робочого часу. Щоб уникнути цього, необхідно дотримуватися кількох елементарних правил: по-перше, не забувати зберігати файли, правильно називати їх і організовувати ...
