Найважливішим компонентом автоматизованої системи збору, накопичення та ефективного використання інформації є система управління базами даних (СКБД). Програми, складові СУБД, включають ядро ??і сервісні засоби. Ядро - це набір програмних модулів, необхідний і достатній для створення і підтримки БД. Сервісні програми надають користувачам ряд додаткових можливостей та послуг з обслуговування систем баз даних. Мовні засоби служать для опису БД і використовуються для обробки даних користувачами.
З появою персональних комп'ютерів СУБД стають найбільш популярним засобом обробки інформації і є інструментальним засобом проектування банків даних для обробки великих обсягів інформації. СУБД можна застосовувати при вирішенні завдань процесу діловодства.
Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами при здійсненні процесу правління. Документуванням називається процес підготовки та створення документів. Документ - матеріальний носій інформації.
Документи мають юридичну силу і служать доказом фактів при вирішенні господарських спорів в арбітражному суді або під час розгляду трудових спорів з працівниками підприємства.
Значення організації діловодства для вдосконалення апарату управління пояснюється великою питомою вагою документації в процесі управління організацією, підприємством, установою.
Залежно від призначення документи можуть виконувати різні ролі. Комунікативна функція документів забезпечує зовнішні зв'язки установ, організацій; інформаційна функція дає можливість аналізувати діяльність; науково-історична функція забезпечує дослідження історії організацій, їх взаємозв'язку, місце і значення в суспільстві.
Від організації діловодства залежать оперативність, надійність управління, організація праці, культура роботи апарату, використання інформації в майбутньому.
Одним із засобів для правильної організації діловодства служить база даних, де зібрані відомості про вхідні та вихідні документах, терміни виконання, інша інформація, що дозволяє виводити на друк журнали.
1. Загальна частина
1.1 Мета розробки
При проведенні аналізу роботи відділу документаційного забезпечення ГУ «Міська лікарня № 40» було відзначено: прихід і відправка дуже великої кількості різноманітних документів, за запитами, і низки організацій виникла необхідність підібрати документ, написати відповідь. Створення ІС стало життєво необхідно. У ІС перебуватиме інформація про вхідних, вихідних і внутрішніх документах.
ІС автоматизації потоку обігу документів у відділі документаційного забезпечення в ГУ «Міська лікарня № 40» призначена для обліку за прийомом і відправкою всіх документів, відстежується їх виконання. Відділ документаційного забезпечення веде журнали, які формуються на основі даних таблиць.
1.2 Аналіз використання розробки
Застосування ІС дозволить автоматизувати процеси:
Обліку вихідних документів за день;
Обліку вхідних документів за день;
Обліку вихідних документів за період (тобто із заданими початковою і кінцевою датами);
Обліку вхідних документів за період;...
