"justify"> За 2 - 3 дні до прибуття делегації всі ці моменти ще раз уточнюються по факсу або електронною поштою.
Секретар повинен знати, які документи, пов'язаних з прийомом іноземних гостей, необхідно оформити. Ось найбільш важливі з них:
клопотання юридичної особи про запрошення членів іноземної делегації;
наказ про прийом іноземної делегації та призначення особи, відповідальної за проведення цього заходу;
програма перебування іноземної делегації;
кошторис витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації;
акт про списання витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації.
Необхідно подбати про отримання в'їзних віз Республіки Білорусь іноземними громадянами. Візи для в'їзду в Білорусь видаються дипломатичними представництвами і консульськими установами Республіки Білорусь, а також консульським управлінням Міністерства закордонних справ. Для здійснення ділової поїздки в'їзна віза видається на підставі клопотання юридичної особи, оформленого на фірмовому бланку з зазначенням його повного найменування, поштової адреси і телефону. Секретар готує клопотання, в якому зазначаються в обов'язковому порядку ім'я, вік, місце народження та проживання іноземного громадянина, яка надається ним організація, адреса, мета приїзду в білоруську організацію, тривалість перебування, дати приїзду та від'їзду, вид транспорту. Необхідно врахувати, що при напрямку такого клопотання приймаюча сторона бере на себе всю відповідальність за дотримання іноземним запрошеним всіх правил поведінки на території країни на весь період перебування.
Складання програми перебування іноземної делегації
Незадовго до приїзду делегації іноземного партнера необхідно скласти і затвердити у керівництва підприємства програму перебування делегації. Вона повинна включати в себе наступні питання:
зустріч делегації в аеропорту чи на вокзалі;
розміщення в готелі;
організація харчування;
організація транспортного обслуговування;
підготовка переговорного приміщення;
екскурсія по підприємству;
культурна програма;
протокольні заходи (обід, прийом, фуршет і т. п.);
власне переговори (час початку і кінця, хто відповідає за організацію, які питання необхідно вирішити).
Програма перебування іноземної делегації, затверджена керівником організації, є тим «рамковим» документом, на підставі якого складається кошторис витрат і надалі проводиться їх списання в бухгалтерському та податковому обліку. Це один з найважливіших документів не тільки для організаторів прийому іноземної делегації, а й для бухгалтерії.
Необхідно скласти і затвердити не одну, а відразу дві програми. Одну - для керівництва, гостей з-за кордону та звітності. Готується вона на двох мовах (російській або білоруською та мовою приїхали) і вручається всім членам делегації відразу ж після їх прибуття. Особливим шиком вважається виготовлення «гостьового» варіанту програми на високоякісному папері друкарським способом. Другий варіант програми є робочим документом для організаторів прийому іноземної...
