делегації, який будуть використовувати всі працівники організації, так чи інакше задіяні в заходах програми.
При розробці програми слід виходити з того, що гості витратили кошти на дорогу, готель, відірвалися від своїх повсякденних справ і прибутку для ділових переговорів. Тому основну увагу треба приділити саме переговорам, підготовці документів, угод тощо, а не переїздів від одного об'єкта до іншого або знайомству з пам'ятками (хоча і це має бути присутнім в програмі). Щоб зробити програму компактною і маловитратної рекомендується при її підготовці враховувати принцип «чотирьох П», де П1 - місце проживання делегації, П2 - місце харчування, П3 - місце проведення переговорів і П4 - місця чи об'єкти показу.
Всі ці місця необхідно визначити заздалегідь, вони повинні знаходитися недалеко один від одного. Природно, що снідати гості будуть там, де проживають; обідати - недалеко від місця проведення переговорів або безпосередньо в офісі приймаючої сторони або на об'єкті відвідування. Ці, здавалося б, дрібниці допомагають економити час і кошти.
Чіткий розподіл обов'язків в роботі з делегацією серед співробітників приймаючої організації дозволить уникнути зайвої нервозності в ході всього візиту, так як керівник буде знати, хто конкретно відповідає за той чи інший пункт програми. Програми для гостей і приймаючої сторони розробляються на всі дні візиту. Складається також план проводів.
Під час роботи з делегаціями рекомендується залишати резерв часу для неофіційних, неформальних зустрічей, а також для особистих справ гостей. Слід ще раз звернути увагу на те, що при складанні програми приймаюча сторона повинна зосередити увагу на досягненні основної мети візиту - переговорах, зустрічах, документах тощо
У разі якщо голова делегації приїжджає з дружиною, то максимально насичена і цікава програма готується і для неї.
Одночасно з програмою, як правило, розробляється і затверджується кошторис витрат на прийом делегації.
Кошторис витрат складається приймаючою стороною з урахуванням того, за чий рахунок буде організовано прийом делегації. Якщо члени делегації запрошені в якості гостей, то приймаюча сторона бере на себе витрати по перебуванню, включаючи проживання в готелі, харчування, автотранспорт; забезпечує реєстрацію паспортів, отримання і транспортування багажу, роботу перекладачів тощо Якщо при цьому керівник іноземної делегації запрошується з дружиною, то спеціально узгоджуються фінансові умови її запрошення.
У тому випадку, коли делегація приїжджає за свій рахунок, приймаюча сторона оплачує витрати, пов'язані з протокольною частиною програми. Решту витрат (розміщення в готелі, харчування, автотранспорт тощо) забезпечує сторона, що направляє. Всі фінансові умови візиту мають бути опрацьовані і зафіксовані в письмовому документі.
Необхідно також вирішити і продумати питання про вручення гостям сувенірів або подарунків - фірмових або придбаних.
Після отримання повідомлення про точний час прибуття іноземних партнерів доцільно ще раз зібрати всю групу, що бере участь у прийомі делегації, і проаналізувати складену раніше програму. На всіх етапах роботи з делегацією (при зустрічі, розміщенні в готелі, транспортному обслуговуванні, організації переговорів, культурній програмі, п...
