ає раціональний рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення і відправлення.
Найважливішою функцією документа є інформаційна. У документі фіксуються факти, події, явища практичної та розумової діяльності людини. Документ має організаційної функцією. За допомогою документа забезпечується вплив на колективи людей для організації та координації їхньої діяльності. Зовнішні зв'язки підприємств і організацій забезпечує комунікативна функція документів. Документ несе юридичну функцію, оскільки його зміст використовується як доказ при розгляді спірних питань сторонами відносин, не кажучи вже про органи слідства, суду та прокуратури. Нарешті, документ виконує виховну функцію. Він дисциплінує виконавця, вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, а добре оформлений документ виховує естетичний смак управлінських кадрів, підвищує престиж організації.
Діяльність установ фіксується в різних видах документів. Згідно з чинним законодавством організації, установи та приватні підприємства видають статути, положення, інструкції, штатний розклад. Всі ці види становлять групу організаційних документів.
Організаційні документи - комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання, функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та фахівців підприємства.
Статут - звід правил, що регулюють діяльність організацій, їх взаємовідносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки у сфері державної або господарської діяльності.
Основні розділи тексту статуту:
. загальні положення; організаційна єдність;
. регламент діяльності;
. фінансово - матеріальна база;
. звітна та ревізійна діяльність;
. порядок ліквідації та відповідальність у справах організації.
У комплексі організаційних документів комерційних підприємств особливе місце займають посадові інструкції.
Посадова інструкція - організаційний документ тривалого або постійного терміну дії, в якому визначені науково - технічні, фінансові сторони діяльності посадових осіб.
Основні розділи тексту посадової інструкції:
. загальні положення;
. посадові обов'язки;
. права;
. відповідальність.
Діяльність кожної установи, організації чи підприємства визначається положенням про нього.
Положення - це правовий акт, що визначає порядок утворення, завдання, обов'язки, права, відповідальність і організацію роботи підприємства в цілому або його структурних підрозділів. Положення бувають індивідуальні та типові. Індивідуальні - це положення про всіх відділах, цехах, управлінських підрозділах, включених в схему організаційної структури управління підприємством. Типові - це положення про цехах основного виробництва, структурних підрозділах.
Положення є складним документом. Основні розділи тексту положення:
. загальні положення;
