едодні заходу. Тому учасники колективного стенду не витрачає додаткових зусиль на підготовчу роботу.
Незважаючи на серйозні переваги колективного участі у виставках, для конкретної туристської фірми воно має ряд негативних аспектів, основними з яких є:
- недостатній прояв індивідуальності;
- зниження почуття відповідальності;
- розслаблюючий вплив на розвиток ініціатив за самостійним участі у виставках в майбутньому;
- недостатнє накопичення організаційного досвіду щодо участі в виставкових заходах.
Проте, не підлягає сумніву внесок колективних національних стендів за умови їх професійної підготовки у просування національного туристичного продукту на зарубіжний ринок і формування позитивного іміджу країни-експонента.
Підготовчо-організаційний період в першу чергу включає інформування туристської фірмою оргкомітету виставки про своє участі в ній шляхом подачі відповідної заявки. Паралельно з цим вирішується ряд організаційних питань:
- розробка концепції та визначення обсягу участі фірми в роботі виставки;
- складання переліку виставляються продуктів;
- відбір та підготовка персоналу (комерційного, обслуговуючого, стендистів, перекладачів);
- розробка планів комерційної роботи, реклами та протокольних заходів;
- вибір можливого посередника (агента) з надання послуг у забезпечення участі у виставці;
- визначення розмірів необхідних виставкових площ і обсягу матеріальних і фінансових ресурсів;
- підбір та виготовлення рекламних та інформаційних матеріалів;
- формування тематичного плану експозиції (виставкового стенду);
- укладення договору з оргкомітетом, передача йому плану виставкового стенду, а також замовлення на необхідне обладнання та послуги.
Після вирішення зазначених питань стає можливим розробка остаточного кошторису участі туристського підприємства у виставці. У середньому витрати великих фірм на участь у виставкових заходах складають 15-30% всіх коштів, що витрачаються на маркетингові комунікації. p> На підготовчому етапі важливе значення набуває реклама участі, яка передбачає:
- включення фірми в офіційний каталог виставки (ярмарки), для чого необхідно своєчасно подати спеціальну заявку;
- публікації в періодичних виданнях, орієнтованих на цільові групи відвідувачів;
- розсилка компаніям, в контактах з якими зацікавлена туристська фірма, факсів та листів із запрошенням відвідати стенд.
Широкий резонанс дає розсилка індивідуальних запрошень або іменних запрошень партнерам і зацікавленим клієнтам. Особливу ретельність слід проявити у написанні імен, титулів і адрес запрошуваних. Якщо до числа гостей входять і офіційні особи, доцільно супроводити запрошення окремим листом. Високо цінуються вхідні перепустки. Цей жест експонента не тільки звільняє гостей від плати за вхід, але і розглядається ними як прояв особливої вЂ‹вЂ‹уваги.
Не менш важливо заздалегідь спланувати проведення фірмою власних презентацій, прес-конференцій, "круглих столів", включивши їх в програму паралельно заходам виставки.
Після офіційного відкриття виставки настає самий напружений і відповідальний період - робота в ході її функціонування. Особлива роль у забезпеченні успіху виставкової діяльності належить стендистам - співробітникам, працюючим в публічній зоні експозиції, біля стенду фірми. Дуже часто для роботи на стенді виділяється один фахівець. Подібна економія обходиться дорого: варто йому покинути робоче місце, як потенційні клієнти та ділові партнери проходять мимо - до конкурента. На стенді повинні працювати, як мінімум, два стендиста. Інша крайність полягає в тому, що від фірми на виставку приїжджає кілька людей, робота яких не планується і не організовується заздалегідь.
Бажано, щоб під час роботи виставки на стенді був присутній керівник туристської фірми. Якщо це неможливо здійснити протягом усього робочого дня, то необхідно вивісити розклад зустрічей керівника з відвідувачами стенду.
Зазвичай заздалегідь (за день-два) стає відомо про відвідування виставки високопоставленими гостями, іноземними делегаціями, представниками преси або телебачення (довідку про це можна отримати в оргкомітеті виставки). У такі дні присутність керівника на стенді може сприяти укладанню вигідних контрактів, висвітлення діяльності фірми в пресі чи на телебаченні.
Керівник не повинен у присутності відвідувачів робити зауваження стендистам, проводити наради про поліпшення роботи. Найбільш грамотно поводиться керівник, який спостерігає і робить правильні висновки: яка площа дійсно необхідна для виставок подібного типу, які послуги користуються найбільшим попитом, яким чином наступного разу організувати роботу на стенді, хто з фахівців найбільш підходить для даної роботи. Крім того, керівник може відвідати інші виставкові стенди, що допоможе йому вловити тенденції у розвитку кон'юнктури ринку, оці...
