аправлення його до справи (реквізит 28).
Завершальна відмітка на документі - це відмітка про виконання. Вона проставляється відразу ж після вирішення питання, порушеного у документі, або направлення відповіді. p> Відмітка про виконанні свідчить про те, що робота над документом закінчена. Після проставлення цієї позначки документ підшивається до справи. Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або при відсутності такого документа, короткі відомості про виконання, слово В«У справуВ», номер цієї справи, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, працював з документом або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит завжди поміщається на першому аркуші нижньому полі в лівій його частині. Згідно зі схемою, наведеною в ГОСТ Р 6.30-2003, реквізит повинен бути поміщений над нижньому полем у зоні, рівної 16х94мм. Однак у практиці часто буває, що ця зона зайнята надрукована текстом, тому позначку про виконання поміщають на нижньому полі документа. Наприклад:
Питання вирішено по телефону О.А. Павлової 15.07.03.
У справу 02-15.
С.Іванов. 16.07.03
або:
Відповідь направлений
13.05.03 № 03-12/113
У справу 12-04
С.Іванов 14.05.03
або:
Вирішено на засіданні правління.
Протокол правління від 14.11.03 № 15
У справу 01-10
С.Іванов 15.11.03
Відмітка про надходження документа до організації (реквізит 29).
При надходженні документа на ньому проставляється перша відмітка, яка фіксує факт і час приймання його в даній організації. За ГОСТ Р 6.30-2003 вона складається з дати отримання і вхідного порядкового номера. Якщо відмітка робиться спеціальними штемпельно апаратом або вручну гумовим штемпелем, вона може містити й скорочене назва організації, куди надійшов документ.
Дата отримання є важливим пошуковим ознакою і початком відліку терміну виконання поступив. З цього числа документ вважається в роботі установи і установа відповідає за отриманий документ. Вхідний обліковий номер може служити для пошуку документа в діловодстві і, крім того, він використовується для обліку кількості документів, що надійшли на місяць, квартал, рік. Проставляти відмітку про отримання документа рекомендується на нижньому полі документа.
Для документів, отриманих по факсу або комп'ютерної поштою, дата і час їх надходження фіксуються автоматично.
Цей реквізит поміщається в нижній частині першого аркуша документа праворуч від реквізиту 28 в зоні, рівної 16х30мм.
Ідентифікатор електронної копії документа (реквізит 30).
Якщо документ створений на комп'ютері або введений в базу даних організації (в пам'ять ПК), то часто виникає необхідність швидко його знайти для використання в подальшому в роботі. Цей реквізи...
