факсимільного копіювання, повинно бути завірення її відповідності оригіналу. Певні види документів мають право завіряти тільки нотаріус. Але ті копії організаційно-розпорядчих документів, які створюють організації, повинні бути завірені шляхом проставлення нижче реквізиту В«ПідписВ»:
- завершительную напис «³рноВ» (без лапок) від нульового положення табулятора;
- найменування посади особи, що завірила копію, особистий підпис, розшифрування підпису (Ініціали, прізвище). Ці відомості вказують на наступному рядку під словом В«МабутьВ» також від нульового положення табулятора;
- дату запевнення, проставляється під найменуванням посади.
Наприклад:
Вірно
Інспектор служби кадрів Особиста підпис Т.С.Левченко
Дата
Допускається копія документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації. Так, наприклад, якщо копія пересилається в підвідомчі організації, вона завіряється простий (канцелярської печаткою); якщо видається на руки громадянину для захисту його інтересів у суді - засвідчується гербовою печаткою.
Порядок видачі копій і правила їх оформлення в організації повинні бути обумовлені в інструкції з діловодства організації.
Відмітка про виконавця (реквізит 27).
На документах, виходять з великих установ, проставляється відмітка із зазначенням прізвища співробітника, який готував документ, з номером його телефону. Така відмітка дозволяє, в разі потреби, швидко зв'язатися з виконавцем, який добре знає всі нюанси питання і може дати всю цікаву вам інформацію. Так як відмітка передбачає звернення до виконавця, бажано вказати не тільки прізвище, а й повністю ім'я та по батькові. Це полегшить спілкування і допоможе ввічливо встановити контакт з виконавцем.
Розташовується ця відмітка з лівого боку на нижньому полі, як на лицьовій, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Наприклад:
Туровська
Ольга Ніколаевнр
422 00 00
Однак, ГОСТ Р 6.30-2003 допускає ставити цю відмітку і без вказівки імені та по батькові, наприклад:
Михальов
157 98 06
При розміщенні цього реквізиту дотримуються наступних правил: якщо документ підлягає розмноженню, відмітка вказується тільки на лицьовій стороні останнього аркуша документа (інакше доведеться робити копії двох сторін аркуша).
На документах, вимагають особливого обліку, нижче прізвища виконавця вказується кількість виготовлених примірників.
На документах, мають гриф обмеження доступу, вказується не тільки кількість примірників, а й адресу кожного. Наприклад:
Бабушкіна
Олена Михайлівна
933 00 00
прим. № 1 - у адреса
прим. № 2 - у відділ № 3
прим. № 3 - у справа 13
Відмітка про виконання документа і н...
