="justify"> надходять (вхідні);
відправляються (вихідні);
внутрішні.
Документи, що надходять в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг raquo ;, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.
Першим етапом роботи з вхідними документами є їх отримання і подальша обробка. Кореспонденція, що надходить в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг приймається і обробляється працівниками канцелярії, в деяких випадках - секретарем-референтом.
Отримання документів в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг здійснюється засобами поштового, кур'єрською та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку в організацію доставляються письмова кореспонденція у вигляді простих та реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей, а також періодичні друковані видання.
По каналах електронного зв'язку в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг надходять телеграми, факсограми, телефонограми.
Реєстрація документів - підтвердження факту створення або одержання документа в певній день шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням облікового реєстраційного номера і записом у форму основним відомостей про документ, що дозволяє створити базу даних про документи установи для подальшого контролю за строками виконання документів та довідкової роботи по ній.
Реєстрація переслідує три мети:
облік документів;
контроль за їх виконанням;
довідкова робота за документами.
Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку,
виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способу отримання. Процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) для створення бази даних про документи установи.
Реєстрація документів в АСУД «Діловодство» проводиться таким чином: в меню «Документ» необхідно вибрати вкладку «Реєстрація документа». Потім в з'явилася екранній формі необхідно вибрати вид реєстрації. Якщо документ реєструється вперше - включити прапорець - «первинна реєстрація». У цьому випадку номер документа формується автоматично програмою, по порядку.
Після вибору виду реєстрації необхідно вказати вид реєстрованого документа, і потім - внести в відкрилися поля відповідні реквізити документа.
АСУД «Діловодство» має технічну можливість прикріплення до електронної реєстраційної картці електронного образу документа. Для цього документ треба попередньо сканувати. Після прикріплення електронного образу документа до реєстраційної карті необхідно здійснити операцію збереження самої реєстраційної карти. Після цього при необхідності реєстраційну карту можна вивести на друк.
Необхідно відзначити, що в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг не всі документи підлягають обов'язковій реєстрації. Службові листи, надіслані до відома, як правило, містять інформацію рекламного характеру, а крім цього, вітальні листи та запрошення на різні заходи, в організації не реєструються. Як правило, в таких випадках категорії не реєстрованих документів повинні бути визначені відповідним переліком документів для того, щоб випадково не загубити цінну інформацію. Однак у ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг такий перелік не розроблений.
Таким чином, первинна обробка вхідних документів в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг закінчується сортуванням їх на реєстровані і незареєстровані. Нереєстровані документи відразу упорядковано виконавцям або відділам для доставки.
Попередній розгляд і розподіл документів визначає прямоточность їх руху і, відповідно, швидкість доставки документа конкретному виконавцю.
Обробка, розгляд і передача документів виконавцям проводяться працівниками канцелярії ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг переважно в день їх надходження, або на наступний робочий день.
Якщо документ призначений до виконання декільком структурним підрозділам або особам, то з нього знімається копія або встановлюється черговість виконання.
Доставка вхідної кореспонденції в структурні підрозділи здійснюється централізовано працівниками канцелярії один раз на день за графіком і за спеціальними маршрутами. При цьому документи заносяться в розносні книги і здаються під розпис.
Якщо мова йде про приймання та обробки документів, що надійшли по каналу електричного зв'язку (телеграми, телефонограми, факсограми), то цей етап в залежності від виду документа має специфічні особливості. Так, надійшли телеграми приймаються під розпис працівниками канцелярії з проставленням дати і часу прийому, реєструються, а ...
