потім передаються на розгляд керівництву.
Текст надійшла телефонограми друкується працівником канцелярії, її прийняв, на чистому аркуші паперу і оперативно передається керівнику, якому вона адресована.
Надійшли факсограми враховуються у вхідному журналі без проставлення реєстраційного штампа, і передаються адресатам в день їх прийому, а термінові - негайно. Листи, отримані по каналу факсимільного зв'язку із зазначенням «факс з досилання», реєструються в групі вхідних листів. При цьому в реєстраційно-контрольної формі робиться позначка «факс».
Крім цього, при прийомі текстів службових документів каналами факсимільного зв'язку працівники канцелярії керуються наступними вимогами:
обсяг переданого документа не повинен перевищувати 5 аркушів;
підлягає передачі документ обліковується в журналі реєстрації вихідної документації;
якщо в деяких випадках телеграми та інші термінові документи передаються виконавцю по телефону або факсимільному апарату, то в подальшому здійснюється досилання оригіналу документа.
Документи, що відправляються з ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг raquo ;, передаються поштового та електронним зв'язком. Обробка документів для відправки поштовим зв'язком здійснюються працівниками канцелярії організації відповідно до «Правил надання послуг поштового зв'язку», затвердженими Постановою Уряду Російської Федерації від 15 квітня 2005 г.№ 221.
Документи, що підлягають відправці, обробляються і відправляються делопроизводителями ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг в день їх підписання, і, іноді, на наступний робочий день. Іноді, за вказівкою керівника, який підписав відправлений документ, здійснюється досилання або заміна раніше розісланого документа.
За допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється відправлення інформації з організації у вигляді факсограм і телефонограм.
Передача телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку під диктовку для записування одержувачем.
Оригінали документів, що відправляються з організації по каналу факсимільного зв'язку, після передачі повертаються виконавцям з позначкою про час відправки. При цьому відповідальність за зміст переданої інформації покладається на виконавця, який підготував документ до передачі.
Проходження етапів документообігу внутрішніми документами ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг на етапах їх підготовки та оформлення відповідає проходженню відправляються документах, а на етапі виконання - що надходять.
Так, після того, як той чи інший внутрішній документ підписаний, його копії в обов'язковому порядку розсилаються в структурні підрозділи організації, у віданні яких перебувають питання, що розглядаються. При цьому передача документів між структурними підрозділами здійснюється з відповідною відміткою в реєстраційно-контрольної формі.
Керівники структурних підрозділів ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг несуть відповідальність за оперативний розгляд документів, і доведення їх до конкретних виконавців у день надходження. Також керівники підрозділів відповідають за здійснення контролю за якісним виконанням документів.
При розгляді документів, що передує виконанню, керівники підрозділів ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг окремо виділяють документи, потребують термінового, оперативного виконання. Такі документи передаються виконавцю якнайшвидше.
Виконання документа в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг передбачає збір і обробку виконавцем необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підписання (затвердження).
У тому випадку, якщо дії по виконанню документів не вимагають складання додаткових документів, працівник ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг raquo ;, що є виконавцем, може проставляти на документі (або його копії) відмітки, що відображають хід його виконання. Це може бути дата отримання документа на виконання, якщо утворився інтервал часу між надходженням документа в організацію чи підрозділ і його доставкою виконавцем, також виконавець може проставляти на документі дати проміжного та остаточного проставлення. Однак проставлення подібних відміток на документах в ході їх виконання в ТОВ ??laquo; Бі Ем Сі Інжиніринг не є обов'язковим.
При наявності відповідального виконавця всі інші виконавці несуть відповідальність за своєчасний і якісний аналіз інформації і представлення відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей і т.д.). У свою чергу, відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, вик...
