обкладинки особової справи.
включать до особової справи накази (Розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовкі, Підвищення кваліфікації чі стажування НЕ доцільно.
Документи особової справи містять інформацію НЕ лишь про Прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про его вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, много других відомостей про его життя та діяльність. З Огляду на це смороду могут буті вікорістані для проведення соціально-демографічніх ДОСЛІДЖЕНЬ. Крім того, як свідчіть досвід Вивчення Особова справ, у них нерідко можна найти документи, необхідні для Вивчення історії розвитку тихий чі других предприятий, установ.
Документи особової справи ведуться не за рокамі, а течение Усього годині праці особини на підприємстві и в номенклатуру впоратися не заносяться.
На обкладинки особової справи містіться заголовок, до которого входити повна назва підприємства, номер справи, прізвище, ім я, по батькові особини у назівному відмінку.
Обов язково проставляється дата заведення (день Прийняття особини на роботу) та Закінчення (день звільнення) особової справи. Оскількі праворуч є документом трівалого зберігання, ее необходимо вкластись у тверда обкладинка.
После звільнення працівника заяву про его звільнення, копію наказу (Розпорядження) або витяг з него, а такоже Інші документи (лист про переведення на іншу роботу, надана на звільнення ТОЩО), на підставі якіх бачено наказ ( Розпорядження), підшівають в Особова дело та заносячи в описание. У Додатках до особової справи працівника робиться запису Про его звільнення. После виконан ціх процедур Особова справа вілучається та зберігається у відділі кадрів течение двух років, відтак здається на зберігання в архів организации до кінця Загально рядок зберігання - 75 років.
Доступ до Особова справ винен буті ограниченной. Смороду Муся знаходітісь на особливому зберіганні Нарівні з секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, в крайньому разі, у спеціально для цього прістосованіх залізних шафах, что замікаються.
Відповідальність за зберігання Особова справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря або відповідальну особу, призначеня керівніком.
видають особові справи для службового Користування лишь особам, коло якіх визначене керівніком встанови. Чи не дозволяється затрімуваті Особова дело понад добу, віносіті ее за Межі підприємства. У разі использование особової справи Забороняється делать будь-які виправлення Ранее Зроблений запісів або вносіті Нові, вілучаті документи чі долучаті нові. Чи не дозволяється відаваті Особова дело особі, на якові вона заведена.
Щоб запобігті втраті особової справи, у ній та патенти тримати контрольну картку, якові рекомендується вести за формою. Контрольна картка залішається у відділі кадрів на період відачі особової справи. После повернення останньої у контрольній Картці ставитися дата повернення, а Особова справа кладеться на свое місце.
У разі відправлення особової справи поштою у Картці вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата поверненя справи. После передачі особової справи в архів контрольна картка зніщується.
Зберігаються особові справи в Архіві окремо від других документів. У разі переведення працівника на іншу роботу Особова справа, як правило, не передається. Віняток становляит випадки переведення особи з підприємства на предприятие в межах однієї системи, КОРПОРАЦІЇ.
Одним з обов'язкових документів особової справи є Опису документів. Описание документів особової справи містіть їх порядкові номери, Індекси, найменування, Кількість аркушів. Складається при Первін оформленні особової справи у тому порядку, в якому смороду розміщені согласно З Форма, (наведення у Додатках 14, 15). Всі документи, что надходять после оформлення особової справи, вносяться в описание додатково.
Кожному документові Опису прісвоюється назва согласно Із записом, НАДАННЯ Йому при складанні. Запис проводитися так, щоб унеможлівіті підміну документів. Обов язково ставитися дата занесення документа до особової справи.
Відповідно Заповнюють графи Кількість аркушів raquo ;, Дата вилучення raquo ;, Кім вилучений документ та з якої причини .
Колі нужно Вилучити документ з особової справи, інспектор по кадрах Робить в опісі відповідну Позначку: ким вилуч документ и З якої причини. Забороняється вілучаті документ з особової справи для знищення. У ході підготовкі справи до передачі в архів в опісі робиться запису цифр та словами про Кількість аркушів, ставити...
