ені їх вирішувало.
Таким рішенням, міг би стати портативний кишеньковий комп'ютер (КПК).
Суть даного проекту полягає в наступному - встановити спеціальну програму на виділений ПК, оснастити всіх агентів КПК з торговою системою для виписки та обробки замовлень.
Впровадження КПК на ТOO «HЕLP» вирішує наступні завдання.
У роботі торгового відділу:
- оперативне надання інформації, необхідної для прийняття рішень на маршруті і прискорення доступу до цієї інформації, такої як історія продажів в точці, передоплати і заборгованості покупця, ліміту по замовленнях, детальна інформація про товар і його зображення;
- ціни і їх залежність від обсягу для конкретної точки, тобто індивідуальний прайс для кожної торгової точки, що дозволяло більш гнучко працювати за цінами з клієнтами;
- дуже важливий параметр - складські залишки в режимі он-лайн;
- можливість скорочення паперової звітності, і підвищення актуальності зібраної інформації, наприклад збір інформації по залишках займав вдвічі менше часу, ніж при використанні паперових раут-буків;
- більш жорстку маршрутизацію роботи торгових представників, програма давала можливість робити замовлення в першу чергу, тільки для клієнтів вказані в маршруті за день. Це дозволяло більш чітко контролювати порядок роботи агента. При відкритті картки клієнта, система фіксувала порядок роботи з магазинами, і в роздруківці звіту було видно, де і коли агент розпочав свою діяльність;
- посилення контролю діяльності агента на території, так як при роботі з карткою клієнта, фіксувалося системний час, а також агент повинен був вказати результат свого перебування в магазині. При такому контролі дуже важко фальсифікувати звіт.
Зміна в роботі бухгалтерії:
- прискорення введення інформації в облікову систему, за рахунок заміни паперового документообігу на електронний;
- принципове зменшення кількості помилок при роботі, за рахунок відсутності ручного введення інформації;
- передача даних торгових представників, з повним обміном, по замовленнях і всієї звітної інформації займає менше хвилини;
- створення накладних відбувається автоматично, без участі оператора, його функція полягає в додатковій перевірці правильності створення накладних;
- можливість віддаленої передачі даних в режимі реального часу через стільниковий телефон, що дозволяє створити повний пакет документів через 5 хвилин після його оформлення торговим агентом в магазині. І не важливо, як далеко від офісу він знаходиться.
- скорочення кількості операторів на виписці до одного - двох чоловік, залежно від техпроцесу або особливостей компанії. Вони ж виконують функції кредит-котроллера.
У логістиці:
- зменшення транспортних витрат за рахунок скорочення транспортних засобів і пов'язаних з ними витрат на обслуговування, оскільки за рахунок можливості відправляти замовлення на наступний день вирівнялося кількість замовлень на день. Вони майже рівномірно розподілилися по днях тижня, що дозволило знизити витрати на доставку;
- за рахунок жорсткої маршрутизації замовлення стали здаватися більш купчасто, що знову ж знизило витрати, через скорочення порожнього пробігу автомашин.
В управлінні продажами:
- оперативне отримання інформації для прийняття необхідних управлінських рішень. Це важко оцінити в конкретних грошах, але, іноді, від цього залежить виживання компанії на ринку.
Оптимізація оподаткування:
- фіксація всіх операцій, що проводяться торговими представниками в процесі роботи, дає можливість правильно інтерпретувати і оформити по бухгалтерії всі торгові операції;
- можливість збирати системно будь-яку інформацію про ринок, безпосередньо з торгових точок, не перевантажуючи агента, за рахунок електронних опитувальних листів.
Якщо підводити підсумок впровадження системи КПК в роботу ТOO «HELP» то, резюмуючи можна описати наступні факти:
- Значно збільшаться обсяги реалізації за рахунок більш щільної роботи з клієнтами.
- пропадуть «порожні замовлення», торгові представники вже не будуть витрачати час на продаж відсутнього товару;
істотно знизяться витрати по доставці і на операторах;
торгові представники отримають оперативний доступ до інформації, що знову ж позитивно позначиться і на іміджі компанії і на її рентабельності;
