оматизувати введення, створення, зберігання та облік таких документів. При цьому деякі документи створюються безпосередньо в програмі, і вона повинна максимально спростити цю процедуру. Автоматична нумерація документів і підстановка потрібних дат, вибір значень з довідника замість введення інформації за допомогою клавіатури істотно прискорює і спрощує створення документів. Решта документи потрапляють до бухгалтерії з інших підрозділів або із сторонніх організацій. У цьому випадку ввести документ в комп'ютер, не змінюючи при цьому ніякої інформації. Звичайно, в ідеальному випадку слід було б скористатися сканером, щоб ввести оригінальний документ у комп'ютер, а потім автоматично перетворити його у вигляд, зручний для зберігання. Однак сучасні бухгалтерські програми не здатні на це, і бухгалтеру доводиться вручну вводити потрібну інформацію. Для полегшення введення в багатьох програмах використовуються різні довідники, які суттєво допомагають при введенні безлічі однотипних документів.
Введені і створені документи зберігаються в програмі, щоб у будь-який момент їх можна було переглянути і при необхідності відкоригувати. Зручні засоби пошуку потрібного документа і продумана структура зберігання документів істотно полегшать роботу бухгалтера. Слід зазначити, що не завжди в бухгалтерію документи потрапляють у встановлений термін і в потрібному вигляді. Іноді доводиться вводити інформацію не з документа, а з усного викладу, а відповідний документ з'являється значно пізніше. Хоча ця практика суперечить правилам бухгалтерського обліку, насправді вона зустрічається досить часто. Саме тому важливо, щоб програма дозволяла змінювати документи заднім числом, а також зміни не порушували всі подальші операції, виконані після введення документа.
Крім первинних документів, журнал господарських операцій та проводок, будь-яка бухгалтерська програма обов'язково підтримує ведення численних довідників. Вище зазначалося, що довідники потрібні для швидкого введення документів. Крім того, довідники необхідні при автоматичних розрахунках. Ставки податків, штатний склад підприємства, плани рахунків, курси валют і многая інша інформація повинна зберігатися в програмі для її правильного функціонування. При цьому обов'язково потрібно мати можливість редагування довідника, додавання і видалення з них інформації. Так як довідкової інформації може бути багато, в програмі повинні бути передбачені способи структурування та пошуку, що полегшують роботу з довідником.
Слід зазначити одну особливість бухгалтерського обліку у нас в країні. Правила обліку постійно змінюються, весь час виходять нові закони, накази, постанови та інструкції. Бухгалтерська програма повинна відстежувати всі зміни, тому її доводиться постійно модифікувати. Якщо програма не оновлюється досить тривалий час, багато автоматично виконувані дії виявляться помилковими, і значно більше операцій доведеться виконувати вручну. Крім того, для успішної роботи програми її слід адаптувати під особливості діяльності конкретного підприємства. Часто витрати на придбання програми виявляються значно менше, ніж витрати на її адаптацію та оновлення.
Більшість сучасних програм мають потужні засоби настройки на особливості обліку в конкретній організації. Часто програма підтримує вбудовану мову програмування, на якому можна описувати практично будь-яку операцію. Однак для реалізації складних завда...
