в в даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки тощо.).
Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до заверительной написом.
. 3. Справи постійного зберігання підшиваються в тверду обкладинку суворими нитками. Обкладинка справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою. Написи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання слід проводити чітко, світлостійким чорнилом.
Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, види і форми звітності тощо.).
. ПІДГОТОВКА І ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТІВ В АРХІВ
. 1. До архіву передаються справи з виконаними документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача здійснюється тільки за описами справ.
. 2. Справи з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву після закінчення дворічного терміну їх зберігання та використання в структурному підрозділі.
. 3. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
. 4. Передача справ в архів здійснюється за графіком.
. 5. У період підготовки справ до передачі в архів попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ необхідно усунути.
. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СХОРОННОСТІ СПРАВ
. 1. Відповідальність за збереження документів організації несе керівник.
. 2. Справи повинні зберігатися в закритих шафах, що оберігають їх від пилу, впливу сонячного світла.
. 3. Вилучення і видача документів із справ постійного строку зберігання не дозволяється.
Висновок
Головне умовою створення служби документаційного забезпечення управління, незалежно від її назви, яке має точно дотримуватися, полягає в наступному: документаційне забезпечення управління в організаціях, здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підлеглого безпосередньо керівнику організації .
Кожна організація повинна створити спеціальну службу, яка повинна вирішувати конкретні завдання. Виконувати певні функції, мати строго встановлений коло прав та обов'язків.
Таким чином, виявлена ??складність і багатоплановість виконуваних функцій передбачає наявність у спеціалістів служби документаційного забезпечення управління глибоких знань в таких областях, як менеджмент, документознавство та прикладне діловодство, інформаційна технологія, психологія ділового спілкування та ін. Очевидно, що для ефективного виконання всього комплексу зазначених функцій недостатньо посад фахівців з кадрів, а необхідно самостійний структурний підрозділ служби документаційного забезпечення управління.
Також, важлива взаємозв'язок служби документаційного забезпечення управління з іншими підрозділами. Місце служби документаційного забезпечення управління - це самостійна структура, що підкоряється керівникові, і повинна бути загальним відділом для всіх підрозділів.
Таким чином, служба документаційного забезпечення управління повинна взяти за головне правило організації документообігу оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу та праці.
В результаті проведеної роботи, можна сказати, що співробітники відділу кадрової роботи, що відповідають за ведення діловодства в організації, виконують свої посадові обов'язки, мають відповідну кваліфікацію, навантаження деяких співробітників служби ДОУ перевищує встановлені норми і, отже, може бути поставлене питання про існування служби ДОУ як самостійного структурного підрозділу. Організація роботи з документами - це цілком самостійний вид діяльності, відповідальність і повноваження в галузі управління документами повинні бути чітко визначені та оголошені у всій організації з тим, щоб було ясно, хто несе відповідальність за робо...
