рупується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ - відповідь розміщується за документом - запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
. Експертиза цінності документів
. 1. Експертиза цінності документів - визначення цінності документів з метою відбору їх на державне зберігання і встановлення термінів зберігання.
. 2. Експертиза цінності документів в ТОВ ??laquo; Тепломережі проводиться при складанні номенклатури справ, при оформленні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, при підготовці справ до подальшого зберігання.
. 3. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ТОВ ??laquo; Тепломережі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
Функції та права ЕК ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, а також організація її роботи визначаються Положенням, яке затверджується директором.
Експертиза цінності щорічно здійснюється в ТОВ ??laquo; Тепломережі із залученням відповідних фахівців, особами, відповідальними за ведення діловодства.
. 4. Відбір документів для постійного зберігання проводиться відповідно до номенклатури справ ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання шляхом посторінкового перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні екземпляри документів, чернетки, недооформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання.
Одночасно з відбором документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів у структурних підрозділах проводиться відбір справ і документів тимчасового (до 10 років) зберігання з закінченими термінами зберігання. При цьому враховуються тільки позначки в номенклатурі справ До відпадання потреби і т.п.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення (Див. додаток № 3, №4).
. ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ
. 1. Справи ТОВ ??laquo; Тепломережі підлягають оформленню за її закладі і по завершенні року. Оформлення справ включає комплекс робіт з технічної обробки і проводиться відповідальним фахівцем структурного підрозділу при методичної допомоги відповідального за ведення діловодства в ТОВ ??laquo; Тепломережі .
. 2. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:
підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів у справі;
складання засвідчувального напису справи (Див. додаток № 5);
складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи (Див. додаток № 6); внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, індексу та заготівля справи, дати справи та ін.).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню; справи допускається зберігати в швидкозшивач; не проводити пересістематізацію документа у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять. Облік таких справ ведеться за номенклатурою справ.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші, крім листа-завірителя і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерації в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, простим графічним олівцем або нумератором.
Листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні та специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Після завершення нумерації аркушів складається заверительная напис, яка розташовується в кінці справи. Засвідчувальний напис складається у справі на окремому аркуші - засвідчувач справи. У засвідчувального напису цифрами і прописом вказується кількість аркуші...
