ти розпізнаються, а графіка (креслення, схеми тощо) векторизуется;
наповнення електронного архіву. Після переведення документів в електронний вигляд вони заносяться в електронний архів.
Головна вимога до будь-якого електронного архіву - забезпечення схоронності документів. Важливим якістю архіву є також забезпечення безпеки даних: професійна архівна система надає доступ до документів строго у відповідності з політикою безпеки. Але тут існує ще одна проблема - термін зберігання сучасного довготривалого електронного носія від 10 до 40 років. Якщо електронний носій руйнується, з ним руйнується і та інформація, яка на цьому електронному носії знаходиться. Виникає необхідність перенесення такої інформації з носія на носій. А це вже витратна процедура. Крім того, перенесення з носія на носій повинен бути здійснений абсолютно транспарентно, зі збереженням оригінальних особливостей переносимої інформації, нічого не повинно бути втрачено.
В даний час єдиним прийнятним носієм для запису архівіруемих комп'ютерних документів може вважатися не перезаписуваний (документи правити не можна) оптичний диск. Оптичні диски та інші ємні комп'ютерні носії все частіше використовуються в організації в якості робочої копії для щоденного використання, в той час як паперові оригінали зберігаються в архіві.
При застосуванні автоматизованої системи, ефект від впровадження ділиться на дві частини: прямий ефект від впровадження системи (економічний ефект), пов'язаний з економією коштів на матеріали робочий час співробітників і т. д., і непрямий ефект , пов'язаний з перевагами для функціонування організації, (прозорість управління, контроль виконавської дисципліни та ін.).
Найбільш наочно ефект від впровадження автоматизованої системи електронного документообігу можна побачити на рис 3.2.
Рис. 3.2 Ефект від впровадження автоматизованої системи електронного документообігу
Ефект другого типу - новий рівень якості оцінити в загальному випадку дуже складно. Парадокс полягає в тому, що насправді цей ефект істотно перевищує безпосередню економію від впровадження СЕД у вигляді невитраченою паперу або зменшення трудовитрат.
Схема обчислення витрат. Припустимо, що є організація з N співробітниками. Спочатку підрахуємо всі витрати на впровадження системи. Введемо деякі припущення та позначення, виконаємо найпростіші підрахунки.
Вартість L - однієї ліцензії ПЗ. Зазвичай ця цифра знаходиться в діапазоні від 150 до 800 дол. На робоче місце і в істотному ступені залежить від числа закуповуваних ліцензій, тобто - від кількості робочих місць в СЕД (система електронного документообігу).
Вартість H - додаткової техніки, необхідної для впровадження СЕД (комп'ютери, принтери, сканери і т. д.). Величина, в більшості випадків практично пропорційна N. Така пропорційність дотримується, якщо не потрібно закупівля дорогої спеціалізованої техніки, наприклад, промислових сканерів або великих роботизованих бібліотек для електронного архіву. Коефіцієнт пропорційності, очевидно, залежить від поточної ступеня оснащеності технікою. Нехай до початку робіт на одного співробітника в сучасних умовах доводиться техніки приблизно на 1500 дол. (Береться вартість техніки, що знаходиться в середньому ціновому діапазоні). Коефіцієнт недооснащенності може бути від 10 до 40%, по більшості організацій ця цифра навряд чи більше.
Вартість робіт з впровадження системи V. Ця величина не пропорційна розміру організації, але, природно, знаходиться в певній залежності від нього. Вартість впровадження в істотному ступені залежить від того, як буде організовано впровадження, чиїми силами воно буде проводитися, у скільки етапів. Щоб внести якусь визначеність, можна вважати, що вартість впровадження дорівнює наступній величині:
=M * W + M * W * F (N)
де: M - це кількість осіб на місяць, потрібне для здійснення робіт з впровадження (зазвичай від 4 до 6 осіб), W - середня вартість 1 місяця робіт (включає роботи з опрацювання вимог, створенню проекту впровадження, доопрацювання ПЗ, інсталяції та навчанню). Другий доданок, залежне від F - функції характеристики розміру організації, служить «поправкою», що дозволяє врахувати у видатках ускладнення завдання за рахунок величини розміру організації. Поведінка цієї функції якісно схоже на логарифм від величини N і приведено на графіку (див. Рис. 3.2.)
Рис.3.2 Залежність поправочного коефіцієнта від обсягу організації
Характер функції F - залежності величини коефіцієнта для розрахунку поправки до V - вартості робіт при обліку числа робочих місць в СЕД. Ще одна стаття витрати, яку необхідно врахувати, це витрати на адміністрування та супроводження системи. Вони можуть скласти до 15-20% від вартості системи в рік.
Схема оц...
