інки прямого (економічного) ефекту.
Оцінка прямий економії коштів включає не тільки вартість паперу, зекономленої при впровадженні такої системи, і вартість зекономленого робочого часу співробітників. Це постійні витрати, тому можна порахувати витрати на місяць, щоб потім оцінити терміни окупності.
Якщо P - вартість одного аркуша паперу з нанесеною інформацією (ксерокс, друк), то місячні витрати на папір складуть 21 * 25 * P * N.
Вартість заощадженого робочого часу оцінити ще складніше. У першу чергу вона складається з наступних факторів:
економія зусиль за рахунок повторного використання існуючих документів;
економія часу на пошук потрібних документів за рахунок систематизації в зберіганні документів і ефективних засобів пошуку інформації.
Залежно від списку узгодження документ може проходити інстанції від трьох днів до місяця і більше. Будь-яка затримка виконання тільки збільшує цей термін. Контроль затримки виконання по окремим документам неможливий, а комплексний контроль виконавської дисципліни окремого співробітника ускладнюється непрозорістю його діяльності. При впровадженні СЕД документи передаються до наступної інстанції відразу ж після виконання. З урахуванням цього документ, який зазвичай виконується не менше трьох днів, може бути виконаний в один-два дні, а час виконання документів, які проходять через Багатостадійний затвердження й узгодження, може бути скорочено в кілька разів. При витратах на одного співробітника S економія може скласти величину. Але перевірити це можна буде тільки на практиці. Іншими словами, це ще 10-30% економії робочого часу.
Інформаційний ефект від впровадження системи ДОУ пов'язаний з прискоренням проходження документів та надання послуг, своєчасністю та оперативністю прийняття рішень у випадках, коли ситуація залежить від інформації, що міститься в документі. Значно прискорюються процеси колективної роботи з документами.
Незважаючи на проблеми впровадження, згадані вище, СЕД знаходять все більш широке застосування саме тому, що ефект від них вимірюється не прямий економією ресурсів, а підвищенням якості роботи організації, це можливість більш ефективно вирішувати державні завдання, реалізувати можливість оперативної взаємодії з різними суб'єктами і між відомствами. За умови впровадження таких систем державне управління стане більш прозорим, інформативним та оперативним.
Таким чином, основним напрямком удосконалення зберігання документації ГКН у філії ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверській області, є створення електронного архіву документів, який дозволить не тільки вирішити питання з нестачею площі для зберігання документів, але і забезпечить швидкий і зручний доступ до інформації. Але для цього, необхідно вирішити першорядні завдання: створити відповідні матеріально-технічні умови роботи, а також збільшити кількість фахівців, що здійснюють роботи з ведення роботи архіву організації, удосконалювати їх вміння та навички в системі електронного документообігу та архіву організації.
відомчий зберігання документ нерухомість
ВИСНОВОК
Архівна справа, як діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, забезпечує можливість використання історичного досвіду для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, визначення політичних, економічних, соціальних та інших пріоритетів, формування прогнозів і програм розвитку суспільства і держави.
Документаційне забезпечення управління, питання організації системи архівного зберігання документів в Російській Федерації регламентуються чинними нормативно-правовими та методичними документами, найважливішими з яких є Конституція РФ, Федеральні закони, Типові інструкції і регламенти, ГОСТи.
У даному дипломному проекті нами була розглянута організація архівного зберігання документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверській області.
Як показує історія розвитку архівної справи і, зокрема, організація роботи по архівному зберіганню документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра», процес роботи з документами знаходиться в постійному інтенсивному розвитку. При цьому кожна організація, фірма, підприємство, установа вносять свою певну лепту в цей розвиток, так як тільки практична діяльність в даному напрямку може визначити правильні шляхи вдосконалення системи архівного зберігання документів. На прикладі філії ФГБУ «ФКП Росреесра» ми проаналізували організацію зберігання архівних документів. У даній роботі було відзначено, організація діяльності архіву філії ФГБУ «ФКП Р...
