іяльності органів влади на основі використання інформаційно-комунікаційних технологій Уряд Російської Федерації прийняв програму «Інформаційне суспільство (2011-2020 роки)», яка в тому числі передбачає розвиток системи електронного документообігу, локальних інформаційних мереж , використання стандартів ДОП та документообігу, а так само розвиток систем міжвідомчого електронного документообігу.
Не менш значущою є проблема використання в органах державної влади найсучасніших інформаційних технологій.
Автоматизація процедур ДОУ дозволяє значно підвищити продуктивність праці за рахунок скорочення часу на складання, обробку та передачу документів і знизити витрати на їх зберігання. У результаті робота з документами ставати більш оперативною та ефективною.
Недостатня інформатизація архіву у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» - одна з основних проблем архівного зберігання документів.
Створення інформаційно-пошукових баз даних, електронних копій архівних документів з можливістю віддаленого доступу через телекомунікаційні мережі та системи, безперечно, дозволить вирішити ряд проблем і істотно розширити доступ до архівної інформації всіх зацікавлених у ній громадян, приступити до надання державних послуг в електронному вигляді, у тому числі і послуг архіву, сприяти впровадженню електронного документообігу.
Електронний документ - не тільки відомості про що-небудь, але і відомості про самому документі (коли був створений, коли копіювався, коли представлявся для користування), без такого «оточення» первісних відомостей не існує електронного документа.
Переваги електронного архіву документації перед архівом паперовим досить численні і переконливі.
. Оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє принципово вирішити проблему оперативного доступу до документів (точніше, до їх електронних образів) - пошук необхідного документа, його копіювання, роздруківка займають секунди. Ефективність використання документів багаторазово підвищується за рахунок таких зручностей електронного архіву, як можливості швидкого створення і подальшого аналізу добірок документів по тому, чи іншому заданому ознакою, створення тематичних звітів, сортування документів за хронологією і т. Д.
. Надійність і довговічність: всі цифрові документи часом не руйнуються, не погіршують своїх користувальницьких якостей з часом і можуть зберігатися практично вічно. Крім того, автоматично вирішується і проблема цілісності документації: не секрет, що паперові документи іноді безслідно пропадають в силу форс-мажорних обставин, з необережності або по злому наміру, а при правильній організації зберігання електронних документів їх несанкціоновані видалення, фальсифікація або ненавмисна модифікація неможливі.
. Багатокористувацький режим: з одними і тими ж документами при будь-якій структурі і типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів, що абсолютно недоступно при використанні паперового архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному користувачеві.
. Дистанційний доступ: забезпечення віддаленого доступу до документів співробітників територіально розподілених (віддалених) підрозділів з авторизацією та розмежуванням прав доступу, неможливе в паперовому архіві, абсолютно природно в електронному архіві.
. В електронного архіву є і ще одна перевага, цілком собі фізичне. Це - скорочення квадратних метрів приміщення для зберігання документів. При організації електронного архіву потрібен тільки системний блок. Тому цілком імовірно, що витрати на організацію цифрового сховища вже через кілька місяців будуть компенсовані.
Технологія створення електронного архіву документів наочно представлена ??на рис. 3.2.
Рис. 3.2 Етапи створення електронного архіву документів
Масове сканування документів. Документація переводиться в електронний вигляд за допомогою потокового (масового) сканування. У результаті створюються точні електронні копії (електронні образи) документів з усіма артефактами (резолюціями, візами, підписами, печатками, штампами і т. Д.). Для сканування документів використовуються протяжні швидкісні документні сканери, що володіють продуктивністю в кілька сотень сторінок на хвилину. Вони здатні переводити в електронний вигляд десятки тисяч аркушів в зміну і працювати з проблемними (старими, пошкодженими, недостатньо контрастними) документами;
індексація документів. Далі електронні документи піддаються індексації по різних інформаційних полях (наприклад, тип документа, назва, номер справи, дата створення та ін.). При необхідності електронна форма може бути додатково оброблена: текс...
