Росію. Все це здійснюється в рамках цілої держави, однак, буде мати значний вплив на кожен суб'єкт, на кожне конкретне підприємство, що здійснює діяльність у галузі туризму.
3.2 Шляхи підвищення ефективності документаційного забезпечення управління ТОВ «Парадайз-Тур»
Підвищення ефективності діяльності ТОВ «Парадайз-Тур» залежить від зовнішніх і внутрішніх факторів. Зовнішніми факторами є становище галузі туризму в Росії зараз, а також тенденції та перспективи його розвитку, такі як: суттєві доопрацювання та конкретні кроки, які обов'язкові до виконання: більш активний розвиток законодавства в галузі туризму, конкретизація і стандартизація документів у галузі туризму, рівномірний і доступне розвиток інтернет-технологій по всій країні, в перспективі - створення глобальної системи он-лайн бронювання та документообігу в туризмі Росії.
На діловодство ТОВ «Парадайз-Тур» крім зовнішніх, впливають і внутрішні фактори розвитку. Основні прогалини і проблеми документаційного забезпечення управлінської діяльності були виявлені у другому розділі (2.3 Аналіз структури документаційного забезпечення управління ТОВ «Парадайз-Тур»).
У ТОВ «Парадайз-Тур» є велика клієнтська база, однак, немає єдиної бази даних з пошуку вже оформляли раніше клієнта, що призводить до того, що кожного разу, коли лояльний постійний клієнт приходить в агентство, менеджеру необхідно заново вносити всі його дані. Сучасний рівень розвитку комп'ютерних технологій дозволяє автоматизувати безліч процесів.
В документаційне забезпечення управління ТОВ «Парадайз-Тур» є документація, яка обов'язково повинна існувати на паперовому носії (статут підприємства, установчі документи, бухгалтерський баланс та ін.) Також в ТОВ «Парадайз-Тур» документами на паперовому носії, і навіть складеними письмово, є особисті бази даних менеджерів, замовлення на заявки (лист з умовами бронірованіяі оплати послуг, який передається від менеджера до бухгалтера) і деякі інші документи. Очевидно, що дані види документаційного забезпечення управління можна вести і в електронному вигляді, тобто ця частина системи ДОУ ТОВ «Парадайз-Тур» в даний момент є нераціональною, додає певні витрати в роботи персоналу.
Зі структури завтрат часу менеджера на оформлення письмових документів, стає видно, що більше двох годин робочого часу, а це 25% робочого дня, йде на оформлення паперових документів (це вже з вирахуванням часу, що витрачається на заповнення бланків суворої звітності). Структура витрат робочого часу представлена ??в ріс.100 (складено на основі таблиці 10)
Малюнок 3 Структура витрат робочого часу менеджера
Існує спеціальне програмне забезпечення, розроблене для туристичних фірм, яке допомагає вести бази даних клієнтів. Ці бази даних багатофункціональні, працюють в режимі реального часу. Дія такої програми полягає в наступному: практично всі дані надаються в табличному вигляді, менеджер вносить дані про туриста в базу даних, яка потім автоматично їх розподіляє. У інформацію про туристів входять різні дані: ПІБ, номери документів, місце роботи / навчання, номер телефону, номер броні, заявки, дані по туру (країна, дати поїздки, засоби розміщення, транспорту і т.д.), а також дати і колічство оплат турів [19].
Для роботи всієї системи потрібно ...
