тними або ставити на них гриф секретності, так як конфіденційні і секретні документи відображають різні види таємниці.
Конфіденційні документи включають в себе:
- в державних структурах: службову інформацію обмеженого поширення, іменовану в чиновницькому побуті інформацією для службового користування, тобто інформацією, віднесеної до службової таємниці, а також документи, що мають робочий характер і не підлягають публікації у відкритій пресі (проекти документів, супутні матеріали тощо);
- в підприємницьких структурах і напрямках подібної діяльності: відомості, які їх власник або власник відповідно до законодавства має право віднести до комерційної (підприємницької) таємниці, таємниці фірми, таємниці майстерності, іншим видам недержавної таємниці;
- незалежно від приналежності: будь-які персональні (особисті) дані про громадян, а також відомості, що містять професійну таємницю, технічні та технологічні нововведення (до їх патентування), таємницю підприємств зв'язку, сфери обслуговування і т. п.
Особливістю конфіденційного документа є те, що він являє собою одночасно:
- масовий носій цінної, захищається інформації;
- основний джерело накопичення та об'єктивного поширення цієї інформації, а також її неправомірного розголошення або витоку;
- обов'язковий об'єкт захисту.
Конфіденційність документів завжди має значний розкид за термінами обмеження вільного доступу до них персоналу фірми (від декількох годин до значного числа років). Слід враховувати, що основна маса конфіденційних документів після закінчення їх виконання або роботи з ними втрачає свою цінність і конфіденційність. Наприклад, переписка до укладення контракту може мати гриф конфіденційності, але після його підписання цей гриф з письмового дозволу першого керівника фірми знімається.
Виконані документи, що зберегли конфіденційний характер і цінність для діяльності фірми, формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Період перебування конфіденційних документів у справах може бути короткочасним або довготривалим залежно від цінності інформації, що міститься в документах справи. Період конфіденційності документів визначається за вказаною вище переліком конфіденційних відомостей і залежить від специфіки діяльності фірми. Наприклад, виробничі, науково-дослідні фірми мають більш цінними документами, ніж торговельні, посередницькі та ін
Документи довготривалого періоду конфіденційності (програми та плани розвитку бізнесу, технологічна документація ноу-хау, ноу-ноу, винаходи тощо) мають ускладнений варіант обробки і зберігання, що забезпечує безпеку інформації та її носія. Документи короткочасного періоду конфіденційності, мають оперативне значення для діяльності фірми, - обробляються і зберігаються за спрощеною схемою і можуть не виділятися з технологічної системи обробки відкритих документів при наявності в цій системі мінімальних захисних, контрольних та аналітичних еле...
