"justify"> · оформлення результатів перевірки;
· зберігання зібраних даних;
· заходи заохочення;
· відповідальність співробітників.
Набір відомостей, що збираються про контрагента. Необхідно максимально докладно викласти, які документи слід збирати по кожній групі угод або контрагентів. Потрібно також конкретизувати, яка інформація про контрагента повинна бути зібрана до укладення з ним договору і які дані будуть контролюватися під час виконання договору.
Регламент перевірки контрагентів зазвичай затверджується генеральним директором організації. Зміст регламенту необхідно під розпис довести до відома всіх працівників, які займаються пошуком клієнтів і покупців, підтримують контакти з партнерами і супроводжують угоди. Крім того, з регламентом слід ознайомити керівників основних підрозділів компанії, а також співробітників, безпосередньо проводять перевірку контрагентів або беруть участь у цьому процесі.
Відповідальні особи. У регламенті слід також визначити, хто конкретно займається перевіркою контрагентів. Можна вказати ПІБ або посада відповідальної особи, наприклад, менеджер з пошуку клієнтів, або закріпити цю обов'язок за відповідним підрозділом - службою безпеки, юридичним відділом або бухгалтерією.
Повноваження і коло обов'язків кожного з учасників перевірочних заходів необхідно відобразити в регламенті.
Терміни перевірки контрагента. У регламенті перевірки доцільно встановити терміни проведення перевірки. При цьому необхідно виходити з того, що тривалість повірочних процедур безпосередньо залежить від ступеня ризику планованої угоди. Чим вище ризик донарахувань податків за угодою, тим більше часу буде потрібно на перевірку.
Оформлення результатів перевірки. По завершенні перевірочних заходів співробітник компанії приймає рішення про те, можна чи ні укласти договір з контрагентом. Порядок оформлення цього рішення слід закріпити в регламенті перевірки.
Найпростіше основні етапи перевірки контрагента фіксувати в спеціальному звіті або юридичному висновку, де можна відбити можливі ризики та рекомендації щодо їх мінімізації, а також привести підсумковий висновок про благонадійність партнера та можливості укладання з ним договору.
Зберігання зібраних даних. Відомості, зібрані про контрагента, необхідно зберігати не менше трьох років після закінчення терміну дії договору, тобто протягом загального строку позовної давності (ст. 196 ЦК України).
Разом з тим рекомендується зберігати зазначені відомості не три, а як мінімум чотири роки. Перевірка контрагента необхідна насамперед для мінімізації податкових ризиків, тобто з метою оподаткування. А документи податкового обліку та інші документи, пов'язані з обчисленням, утриманням і сплатою податків, платники податків зобов'язані зберігати протягом чотирьох років (подп.8 п.1 ст.23 НК РФ). Причому чотирирічний термін рахується з моменту закінчення податкового періоду, в якому документ використовувався востаннє (лист Мінфіну Росії від 18.10.05 03-03-04/2/83).
Відповідальність співробітників. У регламенті перевірки доцільно встановити відповідальність співробітників за невиконання або неналежне виконання вимог цього документа. Насамперед йдеться про застосування до них заходів дисциплінарної і матеріальної відповідальності. За несумлінне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків, роботодавець має право залучити з?? співробітника до дисциплінарної відповідальності, тобто зробити йому зауваження, винести догану або навіть звільнити (ст. 192 ТК РФ).
Якщо через порушення вимог регламенту роботодавцю було заподіяно шкоду, то працівник притягується до матеріальної відповідальності (ст.238 ТК РФ). З співробітника можна стягнути лише частина збитку, яка не перевищує його середнього заробітку за місяць (ст.241 ТК РФ). Отримати з працівника всю суму збитку можна, лише якщо він був заподіяний (ст.243 ТК РФ):
навмисне;
в стані алкогольного, наркотичного або іншого токсичного сп'яніння;
не при виконанні працівником трудових обов'язків;
в результаті розголошення відомостей, що становлять охоронювану законом таємницю (державну, службову, комерційну або іншу).
Плату за надання виписок з ЕГРЮЛ або ЕГРІП за наявними та потенційним контрагентам, а також інші подібні документально підтверджені витрати можна врахувати при розрахунку податку на прибуток. Такі послуги відносяться до інформаційних. Значить, витрати на їх оплату зменшують оподатковуваний прибуток на підставі подп.14 п.1 ст.264...
