ганізацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи у справах, оформлення рішень і контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Регламент настільки детально розробляє всі питання діяльності канцелярії, що навіть визначає, якими повинні бути влаштовані столи (повинні мати ящики із замками), як повинні сидіти канцеляристи (по двоє за одним столом) і т.д. У першу чергу, в колегіях розглядалися державні справи, потім - приватні. На вирішення державних справ покладалася тиждень, при необхідності наведення довідок в губерніях встановлювався поверстного термін - по 2 дні на сто верст в один кінець і стільки ж в інший. Через тиждень після отримання довідки справа мала бути вирішено під загрозою смертної кари. Приватні справи за скаргами повинні були вирішуватися протягом шести місяців. Спочатку ці терміни витримувалися. Однак пізніше вони перестали витримуватися через накопичення великої кількості невирішених справ - сенатське і колезького діловодство відрізнялися рідкісної повільністю. Деякі сенатські справи, особливо судові, тяглися роками, і не кожен з учасників доживав до вирішення спору.
Особливопро детально розроблені в Генеральному регламенті питання реєстрації документів (правильне ведення реєстрації забезпечувало збереження документів, оперативне ведення довідкової роботи, контроль за рухом документів та їх виконанням) та відповідальності за прийняті рішення. У Генеральному регламенті детально опрацьовані і питання документування і руху справ (документообігу). Серйозним новиною було введення підпису керівника присутнього місця на документі і членів колегії, які брали участь у вирішенні питання. Вперше Петро I став особисто підписувати видаються ним укази. Ще раніше - в 1716 р - був виданий указ про підписання главами губернської адміністрації доношених в Сенат про отримання сенатських указів. Пізніше цю норму ввели в Генеральний регламент.
Все діловодство колегії велося під наглядом секретаря. Важливі папери становив він сам, решта готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного була строго визначена регламентом. Так, нотаріус вів протоколи ( повсякденні записки ) по всіх справах, що вирішуються в колегії. Кожен день на особливому аркуші він записував усі справи, що доповідалися присутності і становив по ним резолюцію. Після закінчення місяця ці листи листувалися набіло і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного зазначав, у кого воно знаходиться у провадженні. Цей реєстр постійно перебував на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ.
актуаріуса вів загальний журнал всім вхідних паперів, зберігав у себе паперу, відповідав за їх збереження і завідував заготовлением канцелярського приладдя.
У віданні реєстратора знаходилися реєстраційні книги -журнал, в який за весь рік стисло записувалося зміст всіх справ, вирішених у колегії (останні розташовувалися за алфавітом, із зазначенням, куди і коли кожна справа послано), і 4 реєстраційні книги ( реєстратури ) - А, В, С і D. Книги А і В служили для реєстрації вихідних документів, С і D - для реєстрації входяшіе. Реєстрація документів в коллежской системі діловодства супроводжувала їх не тільки протягом всього процесу виробництва справи, але і після - в архіві. Якщо в наказах на поступили документах дяк проставляв дату надходження, то в колегіях поряд з датою з'являється і реєстраційний номер, що відповідає номеру запису в реєстраційній книзі. Книга А використовувалася для запису короткого змісту всіх документів - реляцій і доповідей, відправлених з колегії на ім'я царя або в Сенат; книга В - для запису короткого змісту документів, спрямованих іншим установам і особам; книга З містила розташовані в хронологічній послідовності короткі виписки з указів і рапортів, отриманих протягом року від царя і Сенату, із зазначенням номера надісланої паперу і номера, наданого їй в колегії, а також реєстр до них. Все це по завершенні року перепліталося і набувало форму книги. Книга D відповідно, містила короткі виписки з усіх отриманих від колегій, губерній та інших установ та осіб документів, які групувалися за територіальним і хронологічним принципам і по завершенні року разом з реєстром перепліталися.
Канцелярським службовцям кожен документ передавався під розписку, вносити в квитанційну книгу. При поверненні справи такі розписки знищувалися, і в книзі зазначалося час повернення справи. Крім письмових прохань справи могли починатися і за усною заявою прохача, який розпитує у присутності президентом і потім, якщо його вимога підлягало задоволенню, з видаленні прохача з присутності, влаштовувалося обговорення і оголошувалося прохачеві рішення.
Всі вирішені справи...
