траційний індекс створюваних і одержуваних документів складається з порядкового реєстраційного номера, який може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосовуваного класифікатора (кореспондентів, питань діяльності і т.д.) та іншими умовними позначеннями.
На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляються через косу риску гаразд вказівки авторів на документі (зліва направо).
- посилання на індекс і дату вхідного документа;
Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа розташовується на бланку для листів і включає в себе реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь.
- місце складання або видання документа;
Місце складання або видання документа розташовується під реквізитами «Дата» і «Реєстраційний індекс».
- гриф обмеження доступу до документа;
Гриф обмеження доступу розташовується в правому верхньому куті документа вище реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф додатки».
- адресат;
Адресатами можуть бути організації, їх структурні підрозділи, конкретні посадові і приватні особи.
- гриф затвердження;
Затвердження є одним із способів посвідчення документа після його підписання. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичну силу з моменту його затвердження. Документ може затверджуватися двома способами: виданням розпорядчого документа або посадовою особою. Обидва способи мають однакову юридичну силу.
При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи, яка затвердила документ, включаючи видове найменування організації, його підпису, розшифрування підпису і дати затвердження.
- резолюція;
Резолюція - письмову вказівку керівника про порядок виконання або використання документа. Реквізит «Резолюція» включає прізвище виконавця, зміст доручення і термін виконання. Резолюція повинна бути підписана (власноручний підпис) і датування.
Резолюція розташовується в правому верхньому куті першого аркуша документа перед текстом.
При оформленні листа резолюції використовується стандартні аркуші паперу форматів А6, А5, А4 з дотриманням таких розмірів полів: для форматів А6: верхнє і нижнє - не менше 10 мм, ліве - не менше 12 мм, праве -не менше 8 мм; для формату А5: верхнє - не менше 15 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - 20 мм, праве - не менше 8 мм; для формату А4: верхнє і нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве - не 8 мм.
- заголовок до тексту;
Документи, оформлені на бланках або стандартних аркушах паперу формату А4, повинні мати заголовок. Заголовок до тексту допускається не вказувати на документах, що оформляються на бланках або стандартних аркушах паперу формату А5. Тема формулюється упорядником документа. Він повинен бути коротким і ємним, точно передавати зміст тексту і граматично узгоджується з назвою документа.
- позначка про контроль;
Відмітка про контроль розташовується на лівому полі документа, на рівні заголовка до тексту і позначається буквою «К» або словом «Контроль». Відмітка проставляється від руки або за допомогою штемпеля. Відмітка може бути доповнена контрольною датою.
- текст документа;
- позначка про наявність додатка;
Скасування про наявність додатка розташовується нижче тексту документа, перед реквізитом «Підпис». Слово «Додаток» друкується з пропискою букви від нульового положення табулятора від межі лівого поля, після нього ставиться двокрапка.
Якщо документ має додаток, назване в тексті, то в позначці про наявність додатка вказується тільки кількість аркушів та примірників.
- підпис;
Проект документа подається на підпис відповідній посадовій особі (виходячи з його компетенції) повністю оформленим, перевіреним, погодженим (при необхідності) разом з додатками і матеріалами, на підставі яких він складений.
Реквізит «Підпис» розташовується після тексту та відмітки про наявність додатка і складається з найменування посади особи, яка підписала документ, власноручного підпису і її розшифровки (ініціали, прізвище). Ініціали друкуються перед прізвищем без пробілів на рівні останнього рядка найменування посади.
Якщо документ оформлений на бланку або з використанням кутового штампа, то в найменування посади включається, як правило, видове найменування організації.
-...
