ідбір і розстановка кадрів, координація діяльності підрозділу в цілому, його структурних ланок і окремих співробітників, контроль за виконанням роботи. Кількість керівників не повинно перевищувати 20% загального числа діловодного персоналу.
Фахівці. У цю категорію включені документознавець, помічник керівника, референт, редактор, архівіст, інспектор, секретар колегії, коректор. Функції спеціалістів пов'язані з виконанням як технічних і оперативних завдань, так і творчих операцій з аналізу і узагальнення інформації, з розробки нормативно-методичної бази діловодства. У Останнім часом слово В«спеціалістВ» стало позначенням посади, а не категорії службовця. У штатних розкладах фігурує спеціаліст 1-ї або 2-ї категорії, а НЕ інспектор або старший інспектор.
Технічні виконавці - експедитор, діловод, друкарки і стенографістки, технічні секретарі, кур'єри, оператори організаційної техніки. Обов'язки технічних виконавців зводяться до виконання операцій з передачі, фіксації, обліку, доставки та зберігання інформації. Відповідно до прийнятої в країні класифікації, переважну частину працівників служби діловодства складають службовці. До категорії робітників віднесені тільки оператори копіювальних бюро.
Оптимальна чисельність діловодних працівників по відношенню до загальної кількості працюють в даній установі повинна становити: для міністерств і відомств - 12-15%, для промислових підприємств - 0,5% загального числа працюючих. <В
1.6 Нормативна регламентація служби діловодства
В
У числі організаційних завдань, що вирішуються в процесі створення служби діловодства, стоїть і завдання нормативної регламентації роботи самої служби. Структура, функції, завдання служби закріплюються в ряді внутрішніх документів - положенні, інструкціях, правилах, структуру і штатну чисельність, наказах про розподіл обов'язків.
До числа найважливіших організаційних документів, що закріплюють правовий статус працівників служби діловодства, відносяться Положення про службу діловодства та посадові інструкції. Вони повинні розроблятися на основі чинного законодавства, державних нормативно-методичних документів та організаційних документів, що визначають діяльність самої організації (статут, установчий договір). Створення положення та посадових інструкцій направлено на розподіл функцій і обов'язків, а також на регламентацію прийнятої технології роботи з документами.
Значну роль в регламентації діяльності діловодної служби грає Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання та порядок роботи.
Подібну роль грають і положення про структурні підрозділи, де закріплюються завдання і функції, права та обов'язки, що їх у процесі діяльності конкретного структурного підрозділу.
Положення про службі діловодства створюється з тією ж метою, що і положення про інших структурних підрозділах. Формуляр положення та структура тексту уніфіковані в УСОРД. Перший пункт розділу В«Загальні положенняВ» встановлює точну назву служби діловодства, її місце в організаційній структурі організації, ступінь самостійності служби. Далі в положенні вказуються найменування посади керівника служби - начальник, завідувач, керуючий. Наступним пунктом дається перелік правових, директивних, нормативних та інструктивних документів, якими служба діловодства керується у своїй роботі. Вказуються так само В«ФункціїВ», В«ПраваВ», «³дповідальністьВ», В«КерівництвоВ», В«Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами В»
Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, службовець для усунення дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, виконує організаційну, регламентує і регулюючу роль. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу.
Першим джерелом для розробки посадових інструкцій є такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який містить регламентований перелік вимог до кваліфікації фахівців різних категорій. Формуляр посад інструкції та структура тексту закріплені в УСОРД та Основних положеннях ГСДОУ.
Друге джерело - типові посадові інструкції. Їх розробляють для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів (наприклад, секретарів структурних підрозділів).
Інструкція по діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний нормативний акт, регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти.
Табель форм ...
