абезпечення персоналом, матеріально - технічеcкое забезпечення, забезпечення фінансами та ін. Діловодство присутній в кожній організації, незалежно від її типу, організаційно - правової форми, характеру діяльності. З плином часу значення діловодства в діяльності організацій не зменшується, а зростає. Не потребує доведення положення, що без налагодженої cіcтеми діловодства організація не може працювати успішно. Будь-яка організація, не зраджувати до пори до часу значення роботі документами, непримітно приходить до необхідності організувати роботу документами, т. Е. Створити систему діловодства.
Будь-який працівник організації, незалежно від того, до якої категорії він відноситься - до керівників, фахівцям, технічним виконавцям, - пов'язаний з документами. Відмінність полягає лише в характері роботи з документами:
керівники та фахівці здійснюють переважно творчу роботу;
технічні виконавці виконують операції, пов'язані з обробкою документів [2, с. 56].
Весь процес управління поcтроен на інформації, що є основою все управлінських рішень. Від повноти, достовірності та оперативності надання інформації залежить якість прийняті рішень і в кінцевому рахунку ефективність роботи організації в цілому.
Інформаційно - документаційне забезпечення управління є найважливішою обслуговуючою функцією апарату управління і повинно виконуватися спеціалізованим підрозділом, самостійно відокремленої службою: службою ДОП. Служба ДОП в залежності від масштабів організації може бути департаментом, управлінням, відділом, сектором. Називатися ця служба може по різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат. У маленькій організації з невеликою кількістю документів обов'язки діловодної служби покладаються на секретаря або секретаря - референта. Але в кожному разі по суті ця служба залишається діловодної службою або службою ДОП.
Використання комп'ютерів у діловодстві створює нові якісні можливості для документаційного забезпечення управлінської діяльності, дозволяє поставити інформаційно - документаційне обслуговування на сучасний рівень науково - технічного прогресу, кардинально підвищити продуктивність і якість управлінської праці.
Сучасні інформаційні технології дозволяють автоматизувати весь процес роботи з документами - від створення та оформлення документів, організації візування і узгодження, рух документів всередині організації, реєстрації та контролю виконання аж до прийому-передачі документів та організації повнотекстового електронного архіву.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
Під час ринкових відносин чимале значення надається механізації та автоматизації діловодних процесів, які збільшують продуктивності праці працівників зайнятих в управлінні. Раціоналізації документаційного забезпечення управління в підприємствах будь-якої форми власності необхідно приділити велику увагу, тому, що недоліки в постановці цієї роботи призводять до серйозних труднощів у роботі керівника і підприємства в цілому.
Документаційне забезпечення управління - найважливіша обслуговуюча функція управління. Оперативність, своєчасність, точність та повнота надання інформації є основою якості прийнятих управлінських рішень. Інформація закріплена в юридично значимих документах, базах даних, є предметом діяльності служби ДОП, організуючою інформаційно - документаційне обслуговування управлінського апарату [3, с. 5].
Інформація фіксується в документах, які дають їй організаційну форму і переміщають в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень та є їхньою матеріальним втіленням, забезпечують юридичну чинність. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.
Дві складові частини діловодства:
документування діяльності;
організація роботи з офіційними документами.
Ці складові частини взаємопов'язані і для створення ефективної системи діловодства в організації необхідні вони обидві, причому функціонуючі в тандемі.
. 1 Сутність і функції інформаційно-документаційного забезпечення управління
Інформаційно - документаційне забезпечення управління - це один з напрямків інформаційного менеджменту, пов'язане з роботою інформаційних ресурсів, організацій, установ, а так же підприємств. Від нього залежить швидкість, прийняття вірного рішення, до...
