ведення його до виконавця, контроль і досягнення максимального ефекту в діяльності організації. Також, інформаційно-документаційне забезпечення є найважливішою обслуговуюча функція управління.
Діяльність служб ДОП, спрямована на забезпечення процесів, таких як організаційне та інформаційно-документаційне. Функції документаційного забезпечення управління закріплені відповідними, дійсними на даний момент, державними та галузевими стандартами та нормативними документами.
Інформаційна технологія - сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів об'єднані в технологічний ланцюжок, що забезпечує збір, передачу, обробку, накопичення, поранення, актуалізацію, пошук інформації і прийняття рішень з управління об'єктом.
Перетворення інформації вступників документів, спрямовані на досягнення результату, служать спеціальні технології Інформаційна технологія орієнтована на зниження трудомісткості процесів використання інформаційного ресурсу, а також підвищення їх надійності та оперативності.
Сучасні інформаційні технології, що дозволяють створювати, поранити, обробляти інформацію і забезпечувати ефективні способи її подання споживачеві, є важливим фактором життя суспільства і засобом підвищення ефективності управління всіма сферами суспільства.
Сучасні технології документаційного забезпечення управління:
технології обробки вступників та відправляються документів;
технології передачі документної інформації користувачеві;
технології введення документів в інформаційну базу даних організації;
технології обробки документної інформації;
тих?? ологов зберігання і використання окремих локальних груп документів.
) Технології обробки вступників та відправляються.
Обробка документів - самий початковий етап роботи з документами, які надходять в організацію, і один із завершальних етапів роботи з вихідними документами - підготовка їх для відправки кореспонденту. Правильне і якісне виконання обробки документів дозволяє вести точний облік надходить та відправляється документації, ефективно використовувати кошти організаційної техніки і комп'ютерної техніки. Робота з документами на етапах надходження або відправки передбачає виконання певних операцій, завданням яких є:
перевірка правильності доставки документів;
цілісності та комплектності документів;
фіксація факту отримання або відправки документів;
підготовка документів для подальшої обробки, наприклад реєстрації.
) Технології передачі документної інформації користувачеві.
Папір - є основним носієм документної інформації. Разом з нею використовуються і нові носії, такі як магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку. Встановлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає у створенні таких умов, які будуть забезпечувати зберігання необхідної документної інформації, пошук і доведення її до споживачів у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, воно включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання. При впровадженні автоматизованої системи реєстрації документів і автоматизації робочих місць, неодмінно повинен бути обговорений спосіб передачі документної інформації виконавцю: через комп'ютерну мережу або безпосередньо сам виконуваний документ.
) Технології введення документів в інформаційну базу даних організації.
Вхідні файли створюються з первинних документів для введення даних або поновлення базових файлів. Файли з результатной інформацією призначаються для виведення її на друк або передачі по каналах зв'язку і не підлягають тривалому зберіганню. До такого числа базових файлів, що зберігаються в інформаційній базі можна віднести файли:
основні;
робочі;
проміжні;
службові;
архівні.
Оперативні файли створюються на базі одного або декількох вхідних файлів і відображають інформацію одного або декількох первинних документів. Файли з умовно-постійною інформацією можуть містити як довідкову, цінову, табличну так і інші види інформації.
) Технології обробки документної інформації.
Технічних кошти спрямовані на те, щоб оброблена документная інформація мала властивостями повноти, правильності та достовірності, максимально відповідала запи...
