але без свідоцтва про отримання освіти не могли одружуватися.
Генеральний Регламент Петра I від 28 лютого 1720 (далі - Регламент) встановив організаційну структуру колегій, порядок їх діяльності та принципи діловодства в колегіях.
Всі інстанції ставали взаємопов'язаними один з одним письмово, «бо як в Сенаті, так і в колегіях словесні укази ніколи отправляеми бути не надлежат». Саме у зв'язку з цим Регламент відводив значну роль документообороту в державних установах. Також, генеральний регламент передбачив обов'язки службовців канцелярії: секретаря, реєстратора, актуаріуса, нотаріуса.
Пунктуальне і суворе дотримання порядку, передбаченого регламентом, забезпечувало швидкий і безперешкодний документообіг по всіх інстанціях державних відомств та установ.
Ключовим посадовою особою канцелярії був секретар. Саме секретар доповідав присутності колегії про всі надійшли паперах, він же вів облік завершених і поточних незавершених справ. І хоча «секретар, - як було сказано в Регламенті, - в колегії гласу не має», він зобов'язаний був «присутності належно повідомлення робити і про потрібному напамятовать», тобто саме секретар визначав порядок денний засідання колегії. Секретар приходив у колегію раніше, ніж її члени, щоб підготувати до початку засідання колегії необхідні матеріали.
Наступним посадовою особою в колегії був нотаріус. Основний обов'язок нотаріуса полягала у веденні протоколу засідання колегії, причому Регламент встановлював його форму, і передбачав одноманітні правила для оформлення протоколів. Для цього «першим ділом надолужити вгорі аркуша рік і число написати». Форма протоколу передбачала і можливі відступи від безконфліктного обговорення питання, коли члени колегії при голосуванні розходилися в думці. У такому випадку належало неодмінно викладати голоси членів присутності, незгодних з думкою більшості.
Далі в ієрархії службовців після нотаріуса стояв актуаріус. У його обов'язки входила реєстрація вступників до колегії документів, складання їх реєстру та подання документів безпосереднім виконавцям, призначеним секретарем. Нарешті, актуаріус відповідав за оформлення указів, що виходили з колегії. У його обов'язки також входило ведення журналів вихідних і вхідних паперів колегії.
Зазначені вище посадові особи були причетні до складання документів. Далі ці документи повинні були потрапити в руки калліграфістов XVIII в.- Копіїстів. Готовий документ не повинен був мати ні виправлень, ні доповнень, скорочень та інших слідів редакційної роботи.
До числа державних службовців ставилися адміністративні чиновники, а також всі ті, кому присвоювалися класні чини та надавалося зміст від держави, - вчителі, інженери, професіонали-художники, бібліотекарі та особи інших подібних професій.
Чисельність класних службовців, їх посади, розмір грошового утримання і пенсій передбачалися штатними розписами. Канцелярські служителі (їх прислуга) працювали за вільним наймом, штатами лише визначалося їх число і загальна сума на їх утримання. За недбальство або по непотрібності вони могли бути звільнені в будь-який час.
Всі штатні службовці приймали присягу. У встановлених випадках влаштовувалися молебні. Керівник установи (або його підрозділу) в призначений час приймав відвідувачів, вислуховував доповіді підлеглих, підписував папери, сам доповідав найбільш складні справи своєму начальству, проводив наради.
Не тільки в колегіях, але і в багатьох інших установах існували присутності - колегіальні органи для спільного прийняття рішень. Члени присутствий в певний час збиралися в спеціальних приміщеннях, в яких необхідно було мати імператорський портрет. Відповідно до регламенту, приміщення для засідань повинно було бути добре обставлено, а саме: «добрими килимами і стільцями», а стіл повинен бути покритий «добрим сукном». Все це надавало палаті урочистість і одночасно простоту. Члени присутності збиралися навколо великого столу, на якому знаходилося зерцало (те, що належало Зерцало). Зерцало являло собою тригранну усічену піраміду, на кожній зі сторін якій друкувалися тексти трьох указів: від 17 квітня 1722г.- «Про зберіганні прав цивільних», від 21 січня 1724 - «Про дотримання благочиння на всіх суддівських місцях» та від 22 січня 1724 - «Про важливість державних статутів».
Крім внутрішнього оздоблення колегій, в регламенті особлива увага приділялася і її службового розпорядку. Працювала колегія, а відповідно і члени присутності, всі дні тижня, крім четвергів (бо президенти колегій зобов'язані були бути присутніми в Сенаті) і неділь. Регламент містив також положення про відпустки державних службовців: канцелярським службовцем був покладений чотиритижневий відпустку. Використовувати його м...
