для яких є можливість повнотекстового пошуку. У першу чергу це текстові формати, формати документів (doc, docx та ін.), Таблиць (xls та ін.), Презентацій, поштових повідомлень. Документ у такому форматі поміщається в спеціальний індекс СУБД. Якщо ж документ представлений в графічному форматі (Tif, jpeg і т.п.), то для того, щоб він міг брати участь у повнотекстовому пошуку, необхідно виконати процедуру його оптичного розпізнавання. В результаті буде створений файл, що містить текст документа. Цей файл буде прикріплений до картки і по ньому стане можливе виконання пошуку.
1.1.7 документаційного процеси
Документаційний процес - це набір логічно пов'язаних між собою етапів обробки документів, на кожному з яких відбувається трансформація певних властивостей документа. Процедури обробки можуть виконуватися як людьми, так і за допомогою програм. У електронний документообіг для кожного виду документа або потоку документів одного виду створюється окремий автоматизований документаційний процес або по-іншому, маршрут документа. Автоматизований процес визначає послідовність етапів електронної обробки документа від моменту створення документа в СЕД до заданого кінцевого стану, а так само може визначати інші супутні характеристики, такі як:
) Умови перехо?? ів
) Розгалуження маршруту
) Цикли маршруту
) Запуск:
· підпроцесами
· таймер контролю термінів
· Автоматизованих процедур обробки
· Ролі користувачів, що беруть участь в обробці документа
Для роботи з документаційне процесом в СЕД призначена атрибутного картка документа.
1.2 Електронний документ
У СЕД процес роботи з документом здійснюється через картку процесу, іноді звану карткою документа. У картці автоматично вказується її автор і дата створення. Співробітник, який створив картку, є Ініціатором документаційного процесу.
Картка процесу призначена для вирішення багатьох важливих завдань, наприклад:
) Управління правами доступу користувачів до інформації та документу
) Введення і відображення атрибутів документа, наприклад, тема, реєстраційний номер та ін.
) Створення та відображення версій документа
) Управління розширеними (специфічними) властивостями процесу, наприклад:
· Модель (схема) електронного узгодження документа
· Аркуш погодження документа
· Зауваження согласующих осіб
· Ієрархія резолюцій, хід виконання документа
· Контрольні позначки
· Облік перенесення термінів виконання документа
· І інші
) Створення посилальних зв'язків з елементами довідників, наприклад, зв'язок картки документа з карткою контрагента тощо.
) Створення посилальних зв'язків з іншими документами в СЕД
) Надання прав доступу на виконання дій маршруту документа, наприклад, відправлення документа по маршруту, визначеному для даного етапу процесу обробки документа
) Надання прав доступу на виконання різних автоматизованих процедур, наприклад, авто формування і присвоєння документу реєстраційного номера
) Відображення журналу подій роботи з документом
Для зберігання і відображення карток документів в системі електронного документообігу lt; # justify gt; · Журнал реєстрації документів
· Журнал контролю виконання документів
· Журнал узгодження документів
· І інші
1.3 Види обробки електронних документів
Під видами автоматизованої обробки вважаються процедури, що виконуються з електронним документом з метою зміни його якостей.
До таких процедур можна віднести:
) Загальні види обробки:
· Створення
· Редагування
· Збереження
· Перейменування
· Переміщення за маршрутом
· Приміщення в папку
· Індексування
· Видалення
) Спеціалізовані види обробки:
· Експертиза
· Узгодження, візування, підписання
· Реєстрація
· Класифікація
· Виконання
