ня справ передбачає:
підшивку чи палітурку справи;
нумерацію аркушів справи;
складання аркуша-завірителя;
складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:
не проводити систематизацію документів у справі,
НЕ нумерувати аркуші справи,
не складати засвідчувальні написи.
При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного чтеніятекста всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються. p align="justify"> Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.
За наявності у справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів, останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис. p align="justify"> Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. p align="justify"> При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:
листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо;
фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;
складений аркуш (формату А3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;
лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні
одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;
підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;
підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;
у випадках виявлення великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерациі аркушів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається у справі;
за наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.
Для обліку кількості аркушів в кінці справи на окремому аркуші складається аркуш-засвідчувач. У книгах лист-засвідчувач складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, а в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки. p> Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою <# "justify"> Складання та оформлення архівних описів справ
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи. Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розк...
