документів;
В· Оформлення справ;
В· Оформлення обкладинки справ;
В· Складання описів;
В· Здавання справ в архів організації.
Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
- у діловодстві - при складанні номенклатур справ <# "justify"> - в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
чинного законодавства і правових актів Російської Федерації з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
- типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових та примірних номенклатур справ <# "justify"> - нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (Росархіву) та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи .
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) <# "justify"> При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ. p align="justify"> Справи з позначкою "ЕПК" піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи. p align="justify"> Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів. p align="justify"> Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі до архіву;
запис електронних документів на машинні носії;
перевірка якості запису;
опис електронних документів;
проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
підготовка комплекту супровідної документації.
Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація:
назва документа,
дата його створення,
характеристика змісту (анотація),
електронний формат,
фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів тощо),
обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться в додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій <# "justify"> Оформлення справи
Оформлення справи - підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичною допомогою і під контролем архіву організації.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. При цьому повне оформлен...
