риття змісту. p align="justify"> Описи складаються окремо:
на справи постійного зберігання;
справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
справи з особового складу;
справи, які складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання. p align="justify"> Здавання справ в архів
Здавання справ із структурних підрозділів до архіву установи, якщо він є, проводиться за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Ця робота повинна проводитися щорічно. Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання понад 10 років і з особового складу приймаються архівом по описам. p align="justify"> Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його наявність. Після прийому всіх справ по опису в кінці кожного примірника опису робиться засвідчувальний напис з зазначенням цифрами і прописом фактичної кількості справ, переданих до архіву, і номери відсутніх справ, якщо такі будуть. Під заверительной написом ставиться дата прийому-передачі справ і підписи осіб, які здійснювали її. p align="justify"> звірена з описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки завтовшки до 20 см. Справи укладаються за зростанням номерів, корінцями на обидві сторони. Справи у відомчий архів доставляються співробітниками структурних підрозділів. Канцелярії разом із справами передають у відомчий архів реєстраційно-контрольні картотеки, включивши їх в опис. p align="justify"> Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються у відомчий архів за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, "Основні правила відомчих архівів" дозволяють зберігання цих справ "централізованою службою діловодства або в структурних підрозділах" до закінчення терміну їх зберігання, після чого вони підлягають знищенню в установленому порядку.
Справи постійного строку зберігання в установленому порядку передаються з відомчих до державних архівів.
. Організація прийому, передачі та доставки документів
архів документообіг формуляр справу
Доставка документів відбувається поштою, телеграфом, кур'єрами. У сучасних умовах поряд з цими способами доставки надходження документів здійснюється через комп'ютерні мережі, електронну пошту, факсимільний зв'язок. Значна частина документів надходить шляхом передачі їх відрядженими працівниками інших установ. p align="justify"> Завдання служби діловодства - організувати облік надходження документів з усіх джерел, їх первинну обробку, координувати їх рух.
У нормативних документах регламентовані правила первинної обробки документів, що надійшли. Вони зводяться до наступного:
Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена ​​документація повертається на пошту для пересилки адресату. p align="justify"> Перевіряється цілісність упаковки, збереження печаток. Конверти розкриваються, перевіряється комплектність і схоронність вкладень. При виявленні пошкоджень конвертів, відсутності документів, додатків до них, невідповідності документів та програм про це повідомляють відправнику. p align="justify"> При надходженні машинозчитуваних документів обробляється тільки супровідна документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.
Як правило, конверти знищують. Зберігають конверти (підколюючи їх до документа) тільки в тих випадках, коли на документі відсутній зворотну адресу, коли дата на поштовому штемпелі має значення для доказу дати отримання документа, коли на конверті немає напису "особисто", а документ носить особистий характер.
Документи з позначкою "особистоВ» не розкриваються, а передаються адресату. Проте в деяких організаціях кількість таких документів може бути досить значним. У такому випадку експедиційна обробка документів, що надійшли передбачає облік їх надходження, дата і обліковий номер проставляються на пакетах. p align="justify"> Експедиція веде облік всіх документів, що надійшли - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найм...
