викладачів;
* Планування і вдосконалення форм і методів самостійної роботи студентів;
* Узагальнення та поширення передового досвіду кращих факультетів, кафедр і викладачів.
В
Рис.2 - Структура навчально-методичними частини
Обчислювальний центр займається автоматизацією роботи навчально-методичної частини і технікуму в цілому. Основні за дачі:
В· Автоматизація процесу приймальної комісії
В· Прискорення роботи з обробки документації
В· Створення і ведення бази даних на підставі вхідної інформації
В
Рис. 3 - Структура обчислювального центру
1.3 Інформаційні потоки, аналіз інформаційної системи
Вся робота по збору та переробці інформації може бути розділена на три етапи:
- збір документальної інформації (виготовлення, угруповання, оформлення та збереження різних документів);
- передача інформації (у формі документів, відображень чи усно);
- обробка інформації (її сприйняття, переробка, різні обчислення і логічні операції).
Функціонування організації можливе виключно за наявності інформації, необхідної для вироблення та реалізації управлінських рішень. Інформація в організації утворює інформаційні потоки, принципова схема яких представлена ​​на рис. 4
Вхідні дані
Зовнішня інформація (стану навколишнього середовища)
В
Система управління організацією (Керуюча підсистема)
В
План
Вихідні дані
Внутрішня інформація (стан факторів виробництва)
В
Виробництво (керована підсистема)
Рис. 4 - Інформація в управлінні
Як видно зі схеми, вся інформація системи управління утворюється вхідними та вихідними даними. Вхідна інформація поділяється на зовнішню і внутрішню.
Зовнішніми по відношення до організації є відомості з боку навколишнього середовища, які включають характеристику споживачів, постачальників, конкурентів, розкривають фінансово-кредитну політику, доступність і продуктивність факторів. Внутрішня інформація характеризує виробничий потенціал організації і включає відомості про стан основних виробничих факторів (фінанси, робоча сила, матеріали, обладнання, будівлі і споруди).
Вихідні дані можуть бути виражені у формі різних управлінських рішень, спрямованих на керовану систему (виробництво). Найбільш поширеним інструментом для цих цілей є план. Зворотний зв'язок поповнює внутрішню інформацію в результаті виробництва і забезпечує коригування відхилень від плану в процесі функціонування організації. Система управління має властивість, яке полягає в тому, що всі елементи підсистем реагують на внутрішню і зовнішню інформацію, що будується на основі зворотного зв'язку. Це властивість визначає природу і принципи побудови і функціонування систем управління і оцінки ступеня забезпечення процесів зв'язку та прийняття рішень в організації. Інформаційні потоки характеризуються кількістю інформації, що знаходиться у системі і оброблюваної в одиницю часу. Дані можуть оброблятися і переміщатися:
Поточно у міру виникнення;
З регулярною періодичністю, коли інформація накопичується, після чого обробляється і переміщується через заздалегідь встановлені інтервали часу;
Нерегулярно, по мірі виникнення окремих інформаційних сукупностей.
Аналіз потоків інформації на діючих організаціях починається зазвичай з обстеження, яке може проводитися двома методами:
Шляхом обстеження потоків, що існують на даній організації, і з'ясування кола завдань, що вирішуються підрозділами апарату управління та виконавцями;
Шляхом визначення завдань підрозділів апарату управління, аналізу інформації, яка необхідна для вирішення цих завдань і зіставлення її з потоками документації, що склалися в процесі діяльності апарату управління. Обстеження потоків інформації завершується розрахунком обсягів необхідної інформації, який регламентує її рух, складанням схем потоків, проектуванням форм застосовуваної документації. Для раціоналізації побудови потоків інформації доцільно використовувати ряд показників:
Прямоточность руху інформації. Достатність чітко характеризується правильність її циркулювання, виявляє невиправдане одне рух носіїв інформації;
Ритмічність інформаційних потоків. Чітке просування у відповідності з графіком дозволяє виявити своєчасність підготовки та передачі необхідних відомостей споживачам;
Спеціалізація потоків інформації. Відбувається в декількох розрізах: потік інформації для обліку та звітності, для видачі вищестоящої організації, для розробки заходів впливу; потік інформації за рішеннями окремих видів (функціональні) і рівнів (Об'єкти);
Щільність (інтенсивність) інформаційних потоків...
