(надалі іменований - відділ) є структурним підрозділом адміністрації Залізничного району адміністрації міста Орла (далі - адміністрація району) та здійснює свою діяльність відповідно до Законів Російської Федерації та Орловської області, правовими актами Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, постановами і розпорядженнями мера міста Орла, справжнім Положенням, розпорядженнями голови адміністрації Залізничного району адміністрації міста Орла (далі - голова адміністрації).
ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ТА ЗАВДАННЯ
- документаційне та господарське забезпечення діяльності адміністрації району;
- вдосконалення форм і методів діловодства на основі застосування сучасної копіювально-розмножувальної, комп'ютерної техніки;
- забезпечення оперативного проходження документів у структурних підрозділах адміністрації району, проведення аналізу службового листування, оптимізації документообігу в апараті;
- надання допомоги структурним підрозділам адміністрації району в постановці діловодства;
- розробка номенклатури в адміністрації району;
- документальне забезпечення структурних підрозділів адміністрації району:
- господарське обслуговування нарад та інших заходів, що проводяться головою адміністрації та заступниками голови адміністрації району;
- прийом і облік службової кореспонденції;
- відправка службових документів і інший вихідної кореспонденції, виконання копіювально-розмножувальних робіт;
- підготовка пропозицій по складу і формі бланкової продукції, застосовуваної в адміністрації району;
- формування у справи документів у відповідно до затвердженої номенклатури справ;
- оформлення та зберігання протягом встановленого терміну документів з подальшою здачею в архів міста Орла;
- реєстрація надійшли до адміністрацію пропозицій, заяв і скарг громадян, передача їх на розгляд керівництву адміністрації району і надалі структурним підрозділам адміністрації району;
- здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, узагальнення та аналіз стану цієї роботи в адміністрації району;
- складання графіку прийому громадян з особистих питань керівництвом адміністрації району, здійснення контролю за станом цієї роботи;
- здійснення завірення документів печаткою;
- оформлення мобілізаційних документів, у межах своїх повноважень, для організації перекладу адміністрації району на роботу в умовах воєнного часу;
- участь у мобілізаційних заходах, проводяться в Залізничному районі;
- оформлення необхідних документів для укладення договорів на надання послуг;
- підготовка пропозицій по поточному та капітального ремонту основних фондів;
- господарське забезпечення інвентарем, канцелярськими приладдям, меблями структурних підрозділів адміністрації району.
ПРАВА
Відділ має право:
- запитувати і отримувати від структурних підрозділів адміністрації району матеріали та інформацію, пов'язану із здійсненням функцій, покладених на відділ;
- здійснювати контроль, організовувати та проводити перевірки дотримання встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах адміністрації району;
- повертати виконавцям у структурні підрозділи адміністрації району для доопрацювання службову кореспонденцію, оформлену з порушенням встановлених правил;
- організовувати навчання кадрів за питань діловодства;
- вивчати накопичений досвід в області документознавства.
ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ
Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади муніципального освіти мером міста Орла, відповідно до встановленого законодавством.
Начальник відділу здійснює дії від імені відділу, представляючи його інтереси перед усіма організаціями з питань, що належать до компетенції відділу; координує діяльність відділу.
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПОСАДОВИХ ОСІБ
Начальник відділу несе персональну відповідальність за виконання основних функцій і завдань, покладених на відділ, з урахуванням прав, наданих йому цим положенням.
Фахівці відділу та технічні службовці несуть відповідальність за виконання покладених на них обов'язків у відповідності з посадовими інструкціями.
3.Должностная інструкція головного спеціаліста відділу діловодства адміністрації Залізничного району адміністрації м. Орла
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Посада головного спеціаліста відділу діловодства адміністрації Залізничного району адміністрації м. Орла (Далі-головний спеціаліст) відноситься до групи старших посад муніципальної служби.
Основним завданням головного спеціаліста є здійснення порядку роботи з документами в структурних підрозділах в адміністрації Залізничного району адміністрації міста Орла (далі - адміністрація району), забезпечення оперативного зберігання та збереження доку...
