Яка різниця між звітом у формі службової записки та службовою запискою? p> Звіти у формі службової записки призначені для обміну інформацією всередині організації. Для того щоб підготувати грамотний звіт у формі службової записки, необхідно розуміти різницю між службовою запискою та звітом у формі службової записки. Звіт у формі службової записки, як правило, більш структурований. Він повинен мати чітко виражене вступ, основну частину, висновок, що зовсім обов'язково для службової записки. При цьому функції звіту у формі службової записки та службової записки дуже близькі. p> У число документів, які часто оформляються як звіт у формі службової записки, входять проміжні звіти, періодичні звіти, пояснювальні звіти. У найзагальнішому вигляді можна сказати, що метою всіх видів звітів є надання інформації, необхідної для успішного функціонування організації. p> Які основні особливості проміжних звітів? p> Проміжні звіти містять різного роду інформацію і широко використовуються в різноманітних організаціях. Залежно від роду діяльності організації і теми звіту, проміжний звіт може бути або одиничним, або входити в серію звітів. Якщо передбачається написання серії проміжних звітів, то слід дотримуватися одноманітність в оформленні всієї серії для того, щоб звіти було зручно читати. p> Проміжні звіти зазвичай прямують вищестоящому керівництву і дають менеджерам інформацію про:
Рівні відповідності темпів здійснення проекту (плану) наміченим графіком;
Планах на наступний період і прогнозах щодо завершення проекту. p> Чим більше конкретно представлена ​​інформація, тим більш корисним буде проміжний звіт. Приклад проміжного звіту наведено в додатку. p> Що характерно для періодичних звітів? p> У будь-якій організації існують види звітів, які повинні складатися регулярно. Це можуть бути щоденні, щотижневі або щомісячні звіти, звані періодичними, основна мета яких-тримати інших в курсі щодо якого-небудь аспекту діяльності. Так як, як правило, зазвичай вони направляються одному і тій же особі (особам), то автор звіту може припускати, що читає обізнаний про предмет звіту. Тому автор може не постачати звіт великим кількістю вступної інформації (див. приклад у додатку). p> Як скласти пояснювальний звіт? p> Якщо Вам необхідно написати звіт з метою пояснити що-небудь (наприклад, зміна правил виконання процедури, причини збільшення бюджету тощо), то, незалежно від причини, такий звіт буде пояснювальним. Пояснювальний звіт є однією зі звичайних різновидів звіту у формі службової записки. p> Наведемо приклад. Припустимо, що Ірина Іванова хоче пояснити керівництву необхідність змін у виробничому процесі. Для цього вона звертається безпосередньо до директора по роботі з персоналом. Вона склала свій звіт таким чином:
1. Пропозиція. p> 2. Опис існуючого виробничого процесу. p> 3. Переваги нововведення на противагу тому, у що воно обійдеться організації. p> Так як її звіт направляється вищестоящому начальству...
