у справу чернетки, документи, що підлягають поверненню, два або більше примірників одного і того ж документа. Виняток можуть становити лише копії, на яких є будь-які резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст основного документа.
Документ повинен поміщатися в справу з усіма додатками і додатковими матеріалами, що виникають в ході вирішення питання. Однак у тих випадках, коли програми мають великий обсяг, їх доцільно формувати в самостійну справу (іст. № 3, з 161).
. Документи підшиваються у справи тільки після їх заповнення, тобто остаточного рішення торкається в них питань. На документі повинна бути відмітка про виконання («Дано відповідь на запит від ... № ...»); відмітка про направлення документа до справи (У справу № ...).
У державних нормативних документах заборонено підшивати у справи невиконані, які очікують відповіді, документи з позначками «підлягає поверненню».
У процесі формування документів перевіряється правильність оформлення документів - наявність і справжність підпису посадових осіб, дат, реєстраційних індексів, відмітки про зняття з контролю та про виконання.
. Документи підшиваються у справи в день їх виконання. Якщо в організації великий документообіг, чи виконавці змушені виїжджати в часті відрядження, то в інструкції по роботі з документами повинен бути встановлений термін здачі виконавцем закінчених документів.
. Листування підшивається в справи з усіма додатками та додатковими матеріалами, які належать до вирішення даного питання. Документи, що мають багато додатків, можуть формуватися в окремі справи (наприклад, накази - окремо від підстав їх видання, протоколи - від рішень, виписок та ін.)
. Документи постійного і тимчасового терміну зберігання формуються в окремі справи. Виходячи з цього правила, прийнято формувати в окремих справах оригінали та копії, річні та квартальні звіти, накази і розпорядження.
. Не слід допускати, щоб у справи підшивалися два і більше примірників (копій) одного і того ж документа. Це засмічує справи непотрібними документами, викликає додаткові витрати часу на пошук документів, невиправдано збільшує обсяг збережених документів; виняток можуть становити лише ті копії документів, які мають які-небудь резолюції, послід, візи, що доповнюють зміст першого примірника документа.
. Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів (30-40 мм). Більш об'ємні справи незручні в користуванні. Якщо в справі відкладається більшу кількість документів, його слід ділити на томи (частини). Справа, що складається з декількох томів, має один загальний заголовок і вказівка ??на номер тому.
. Справи формуються за календарний рік. Виняток становлять так звані перехідні справи, які містять документи з питань, не вирішеним протягом одного року. До таких справ належать:
навчальна документація, яка формується в межах навчального року;
особисті справи, які формуються протягом усіх років роботи (іст. № 2, з 198-200).
Згідно ГСДОУ формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. В установах 1-й і 2-ї категорій допускається децентралізоване формування справ, враховуючи територіальну роз'єднаність структурних підрозділів та у зв'яз...
