ацій
- розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справах) і підшивка документів;
розташування документів всередині справ у певній послідовності;
оформлення обкладинок справ.
Всі ці операції виконуються повсякденно в межах календарного року. Наприкінці календарного року в структурному підрозділі заготовляють стільки папок, скільки справ числиться в номенклатурі. На обкладинки папок переносять з номенклатури справ їх заголовки та індекси, на корінці папок - тільки індекси. При включенні в папки перших документів на обкладинках проставляють дату початку справи.
Справа вважається заведеним після підшивки в папку першого виконаного документа. В цей же час повинна бути оформлена і обкладинка заведеного справи.
· Чому справи повинні формуватися відповідно до нормативів?
Формування справ відповідно до нормативно-закріпленими правилами дозволяє:
) значно прискорити і полегшити остаточне оформлення справ перед здачею в архів, скорочує трудовитрати на предархивную обробку;
) полегшити проведення експертизи цінності справ, відбір справ для подальшого зберігання або знищення;
) забезпечити збереження документів, так як при цьому виключається можливість попадання документів постійного зберігання у справи з тимчасовими термінами зберігання;
) створити організаційну захист інформації, попереджає несанкціонований доступ, як до конфіденційної, так і до іншої управлінської інформації;
) здійснювати контроль за наявністю і місцезнаходженням документів.
Незалежно від принципу організації діловодства (централізоване, децентралізоване), не рекомендується формування і зберігання справ виконавцями.
Періодичний контроль за правильним формуванням справ у структурних підрозділах здійснює служба ДОП у формі, роз'яснень та консультацій. Архів організації надає методичну допомогу при формуванні справ (іст. № 2, з 195-198).
2. Правила формування різних категорій документів у справи
У кожну справу включаються тільки ті документи, які передбачені номенклатурою справ. Якщо протягом року з'являються нові документи, то на них оформляються самостійні справи, назви яких включаються до номенклатури справ на резервні номери. На кожну справу на початку року оформляється папка, на обкладинці якої по ГОСТ 17.914-72 зазначаються назва установи, його структурного підрозділу, заголовок, індекс, термін зберігання.
Розкладка документів повинна проводитися щодня. Як правило, виконані документи поміщають у справи в кінці робочого дня або в крайньому випадку - вранці наступного. Перш ніж документ буде поміщений у справу, слід перевірити правильність його оформлення, наявність на ньому підпису, а на копії - засвідчувального напису, службових відміток. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.
У справу поміщаються тільки виконані документи (документ вважається виконаним, коли на ньому проставлена ??відмітка про виконання документа і направлення його до справи), оригінали або копії, оформлені відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.
Не слід підшивати ...
