ку зі специфікою діяльності таких установ.
У структурних підрозділах цих установ документи формуються у справи централізовано. В установах III і IV категорій канцелярія (секретар) формує справи всієї установи. У будь-якій установі не рекомендується формування і зберігання справ у виконавців.
Документи в поточному діловодстві зберігаються, як правило, в твердих папках. Розрізняють дві форми брошюровки документів: права і ліва. При правій формі брошюровки документи розташовуються в порядку надходження, тобто останній за часом надходження документ є першим листом справи. Така форма брошюровки придатна тільки для документів з короткочасним терміном зберігання, так як архівні вимоги забороняють розташування документів постійного і тимчасового (понад 10 років) строків зберігання в порядку, зворотному хронологічному. Для даної форми брошюровки використовуються папки-швидкозшивачі.
Пряма хронологічна послідовність можлива при використанні лівої форми брошюровки. У цьому випадку перший за часом надходження документ знаходиться як перший лист на початку справи, а документи, що надійшли останніми, - наприкінці підшивки. У цьому випадку використовуються папки-реєстратори. Справа вважається заведеним після включення в папку першого виконаного документа. В цей же час оформляється і обкладинка справи (іст. № 3, з 161-162)
3. Оформлення обкладинки справи, засвідчувального напису; внутрішнього опису документа, аркуша-замінника і картки-заступника
Обкладинка справи
При оформленні обкладинок справ постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні зазначатися такі реквізити:
· найменування установи та її безпосередня підпорядкованість;
· найменування структурного підрозділу, індекс справи;
· анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);
· дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі;
· термін зберігання справи; архівний шифр справи. Крім того, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву та установи.
Слід особливо відзначити, що архівний шифр на обкладинках справ проставляється чорнилом у відомчому архіві тільки після включення справ в річні розділи зведених описів справ, заснованих ЕПК відповідної установи державної архівної служби (до цього він проставляється олівцем). Архівні шифри на обкладинках справ довгострокового (понад 10 років) зберігаються і по особовому складу проставляються чорнилом після включення справ в річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК (ЕК) установи; узгоджених з ЕПК відповідної установи державної архівної служби (для описів справ з особового складу) і затверджених керівником установи.
При заповненні реквізитів обкладинки справи необхідно дотримуватися таких вимог:
· назва установи пишуть повністю із зазначенням підпорядкованості в називному відмінку чи вказують його офіційно прийняте скорочене найменування;
· заголовок і номер справи переносять на обкладинку з номенклатури (останній доцільно проставляти і на корінці справи для зручності пошуку справ пр...
