, що підписує лист, особистий підпис і його розшифровка.
Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва установи в підписи не вказується. Підписання документа є одним із способів посвідчення його. Офіційний лист без підпису не має юридичної сили.
Російські методи організацііЗападние методи організацііЧетко виражений вертикальний характер руху документів (керівник - виконавець - керівник) всередині організації Відстеження всього комплексу робіт з документами в реєстраційних журналах або в машинописних картотеках, куди заносяться всі відомості про документи, їх переміщеннях , резолюції начальства, контроль термінів виконання, і т.д. Сучасна російська технологія діловодства передбачає ведення реєстраційно-контрольних та звітних форм і журналів. Для забезпечення єдиного порядку обробки документів передбачається створення спеціалізованих служб: управління справами, секретаріатів, канцеляріі.Характер руху документів переважно горизонтальний, що передбачає можливість попадання документа відразу до безпосередньому виконавцю, минаючи керівництво Відсутність централізованого (в рамках всієї організації) контролю Реєстрація документів провадиться безпосередніми виконавцями ( поручитель і виконавець ведуть власні журнали), деякі види документів взагалі не реєструються. Спеціалізованих підрозділів, що займаються діловодством, не створюється
.2 Особливості оформлення протоколу
Протокол представляє особливий вид документа, в якому детально або коротко міститься запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, конференціях, засіданнях. Протокол є офіційним документом, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.
Протокол, в якому правильно зафіксовані основний зміст виступів та формулювання прийнятих рішень, може виявитися неоціненним помічником в службових конфліктах, що виникають на грунті ненавмисних або умисних спотворень чиєїсь думки, забудькуватості або нерозуміння суті справи. Протокол відображає фактичний стан розглянутого питання в організації на день і годину наради.
Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий - лише прізвища виступили і тему виступу. Який саме слід вести протокол в кожному конкретному випадку, встановлюється у регламенті роботи колегіального органу або вирішується головою колегіального органу.
Підготовка до оформлення протоколу починається з призначення дати та часу проведення наради, визначення кола питань, які будуть розглянуті на ньому. Це рішення зазвичай оформляється порядком денним, яка при оформленні протоколу становитиме одну з його частин, а до проведення наради є документом, за допомогою якого сповіщаються учасники засідання. Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофона.
Протокол оформляється на Загальних бланку формату А4. У його формуляр входять такі реквізити: найменування відомства, найменування організації (структурного підрозділу), зазначення виду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження (у разі, коли протокол підлягає затвердженню), Загол Овоко, текст, підписи .
Найменування документа (ПРОТОКОЛ) друкується від межі лівого поля через 2 міжрядкови...
