/p>
Виконання творчих операцій з аналізу і узагальнення інформації.
Розробка нормативно-методичної бази.
Підготовка проектів документів за завданням керівництва організації.
Технічні виконавці:
документознавець;
секретар керівника;
архіваріус.
Основні функції: виконання операцій з передачі, фіксації, обліку, доставки та зберігання інформації.
2.2 Потоки документів, що утворюють документообіг
Документообіг становить рух документів в ОВО з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Порядок проходження та виконання надходить кореспонденції
Доставка документів у відділ здійснюється, як правило, засобами поштового або електронного зв'язку.
За допомогою поштового зв'язку у відділ доставляються письмова кореспонденція у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей та дрібних пакетів, а також друковані видання.
По каналах електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення по електронній пошті.
Вся кореспонденція, що надходить у відділ, приймається і реєструється в секретаріаті.
Якщо співробітники, в т.ч. керівники, отримали кореспонденцію за межами відділу, вони зобов'язані передати її в секретаріат.
При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конвертів або іншої упаковки і правильність адресування.
Помилково доставлена ??кореспонденція пересилається відправнику.
Кореспонденція, одержувана під розписку (з нарочним, замовна і.т.п.), реєструється в журналі.
Не підлягають розкриттю конверти, адресовані посадовим особам, з позначкою «Особисто», громадським організаціям.
При розтині конверта (упаковки) перевіряються правильність адресування та наявність вкладених документів.
При виявленні пошкодження, відсутності документа або додатка до нього, а також невідповідності номера, вказаного на конверті, номеру вкладеного документа складається акт у двох примірниках, один з яких додається до отриманого документу, а інший направляється відправнику.
Конверти від надійшла кореспонденції зберігаються і додаються до документів у випадках, якщо адреса відправника вказано тільки на конверті; якщо дата документа та дата його відправки згідно з поштовим штемпелем мають великі розбіжності в часі; якщо конверт необхідний як виправдувального документа до витрат з оплати кореспонденції.
Документи сортуються на реєстровані і незареєстровані згідно з переліком.
Документи сортуються, реєструються і записуються в різницеві журнали для передачі за призначенням під розпис.
На всіх вхідних документах у правому нижньому вільному від тексту полі першої сторінки документа ставиться штамп із зазначенням порядкового реєстраційного номера та дати надходження документа. Штамп проставляється також на всіх додатках до документа. На кореспонденції, що не підлягає розкриттю, штамп ставиться на конверті.
...
