Кореспонденція, адресована начальнику або його заступнику, передається їм оперативно по мірі її надходження.
Документи, адресовані начальникам відділів та керівникам структурних підрозділів відділу, передаються їх помічникам або особам, відповідальним за ведення діловодства.
Документи, які не потребують доповіді керівництву відділу, направляються помічником начальника для виконання в структурні підрозділи. Передача документів з одного структурного підрозділу в інший проводиться через секретаріат.
Отримавши документи на виконання, співробітник відділу повинен негайно ознайомитися з їх змістом, виділивши документи, що вимагають термінового виконання.
Якщо документ надсилається кільком виконавцям, то особа, зазначена в резолюції першим, є відповідальним виконавцем, який зобов'язаний ознайомити з документом всіх інших в оперативному порядку (у день одержання документа) та організувати у зазначений термін його виконання.
В окремих випадках такі документи можуть тиражуватися і передаватися до відповідних структурних підрозділів.
Кожен співробітник відділу забезпечує оперативність, якість виконання і збереження документів.
Передача документів від одного виконавця до іншого може проводитися тільки через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.
Після вирішення поставлених у документі питань виконавець внизу першої сторінки документа повинен зробити відмітку про виконання документа і направлення його до справи.
Порядок підготовки та проходження вихідних і внутрішніх документів
Порядок підготовки вихідних документів включає в себе роботу зі складання проекту документа, погодженням, підписання (затвердженню), тиражуванню і відправці.
До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних віз і додатків. Документ подається на підпис разом з матеріалами, на підставі яких він готувався.
Документи, підписані начальником та керівниками структурних підрозділів, адресовані у вищі організації, реєструються у відділі діловодства та прямують через органи поштового зв'язку.
Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими, із зазначенням поштової адреси або з вказівкою на розсилку.
Документи, що підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня. Вихідна кореспонденція, прийнята відділом діловодства до 15 годин, відправляється у день одержання. Документи, здані пізніше 15 годин, відправляються на наступний день.
Відправляти службові документи, минаючи відділ діловодства, не допускається.
Оправка вихідних документів включає в себе сортування відправленої кореспонденції, адресування, вкладення в конверти, заклеювання, визначення та проставлення вартості, складання реєстрів на замовну кореспонденцію і передачу в поштове відділення зв'язку.
Документи, що надсилаються одночасно на одну адресу вкладаються в один конверт.
оговтується документи тільки повністю оформлені, з позначкою категорії поштового ві...
