рух інформації у існуючих системах управління. Однак цей метод дуже трудомісткий і тому застосовується досить рідко. Другий метод використовується значно частіше, оскільки передбачає реєстрацію не кожного документа, а лише представників однотипних груп. Метод типових груп найбільш ефективний при обстеженні систематизованих масових і повторюваних документів.
Безліч документів, пов'язаних з системою управління, можна розділити на такі групи:
1) офіційні положення та інструкції, які регламентують функції підрозділів і визначають терміни і процедури обробки інформації та прийняття рішень;
2) вхідні документи, що виникають поза системою;
3) систематично оновлювані записи у вигляді картотек або книг, використовувані в процесі роботи;
4) проміжні документи, одержувані та (або) використовуються у процесі обробки даних;
5) вихідні документи.
Розглянемо більш детально деякі з використовуваних в даний час методів аналізу інформаційних потоків.
Графічний метод. Він застосовується для опису потоків інформації головним чином на макрорівні. Відносини між елементами потоку, в основному документів, зображують у вигляді описаної раніше графічної структурно-інформаційно-тимчасової схеми, на якій даються короткі пояснення, описують рух інформації і матеріальних потоків.
Методи опису потоків інформації з використанням теорії графів. В даний час його використовують найбільш широко. Виділяють методи на основі використання мережевої моделі, графоаналітичний метод і метод з використанням графів типу "дерево".
Метод з використанням мережевої моделі базується на використанні традиційних методів аналізу. При цьому під подією розуміється певний документ, що є кінцевим подією, якщо він являє собою результат виконання будь-якої роботи, або початковим, якщо буде використовуватися надалі хід виконання робіт. Під роботою розуміється певна завдання або функція, виконувана співробітниками органу управління.
Графоаналитический метод заснований на аналізі матриці суміжності інформаційного графа. Вихідними для аналізу інформаційних потоків є дані про парних стосунках між наборами інформаційних елементів, формалізуються у вигляді матриці суміжності. Під інформаційними елементами розуміють різні типи вхідних, проміжних і вихідних даних.
Під матрицею суміжності У розуміють квадратну бінарну матрицю, проіндексовану по обох осях безліччю інформаційних елементів D = {d 1 , d 2 , ..., d S }, де S - число цих елементів.
У позиції (i, j) матриці суміжності записують 1, якщо між інформаційними елементами d i і d j існує відношення R 0 , таке, що для отримання значення інформаційного елементу d j необхідно звернення безпосередньо до елементу d i . Наявність такого ставлення між d i і d j позначають у вигляді d i R 0 d j , а відсутність - d i 0 d j , чому відповідає запис О в позиції (i, j) матриці В. Для простоти подальших перетворень умовно приймають, що кожний інформаційний елемент недосяжний з самого себе:
В
Матриці У ставиться у відповідність граф інформаційних взаємозв'язків G (D, R 0 ). Безліччю вершин графа G (D, R 0 ) є безліч D інформаційних елементів, а кожна дуга (d i , d j ) відповідає умові d i R 0 d j , тобто запису 1 у позиції (I, j) матриці В. Структура графа G (D, R 0 ) внаслідок невпорядкованості складна для сприйняття та аналізу. Складена на основі первинного уявлення розробника про інформаційні елементах і їх взаємозв'язках, вона не гарантована від можливих неточностей і помилок. Для формального виділення вхідних, проміжних і вихідних даних, визначення послідовності процедур їх обробки, аналізу та уточнення взаємозв'язків на основі графа G (D, R 0 ) будують матрицю досяжності.
Матрицею досяжності М називають квадратну бінарну матрицю, проіндексовану по обох осях безліччю інформаційних елементів D, аналогічно матриці суміжності В. Запис 1 в кожній позиції (i, j) матриці досяжності М відповідає наявності для впорядкованої пари інформаційних елементів (d i , d j ) смислового ставлення досяжності R. Елемент d j досяжний з елемента d i , тобто виконується умова d i Rd j , якщо на графі G (D, R 0 ) існує спрямований шлях від вершини d i до вершини d j , або якщо в процесі отримання значення елемента d j використовується значення елемента d i . Якщо d i d j , то відношення досяжності між елементами d i і d j відсутня і в позиції (I, j) матриці М записують 0. Зазначимо, що став...
